スムーズな学校図書館運営を目指すものの、何から手を付ければ良いのかと悩んでいませんか？
本記事では、学校図書館の運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。デジタル化の進め方や予約システムの導入、その効果的な使い方など、学校図書館運営者の悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
デジタル化ってどう進めればいい？学校図書館運営者のお悩みQ&A
Q1．学校図書館運営でデジタル化を進める場合、何からはじめたら良いですか？
Answer：予約システムを導入してみましょう！
学校図書館運営の業務を効率化したい、そのためにデジタル化を進めたいと思うものの、何から手をつければ良いか迷ってしまいますよね。このような悩みを解決するのが、予約システムです。予約システムを導入することで、予約受付が365日自動で受け付けられるようになり、予約に関するあらゆる業務をシステムに任せることが可能になります。また、図書館の利用者や備品などのさまざまな情報を集約し、効率的に管理することができます。
Q2．学校図書館におすすめの予約システムを教えてください。
Answer：RESERVA予約システムをおすすめします！
予約システムと一口に言っても種類が多く、どれを選んだらいいのか迷ってしまいますよね。そんな数ある予約システムの中でおすすめなのが、RESERVAです。RESERVAは、導入企業者数が35万社を超え、350を超えるあらゆる業種に対応した予約システムです。学校図書館運営にも対応しており、便利な機能が豊富に備わっています。
例えば、区画予約機能による効率の良いスペース提供、多言語設定機能による留学生利用者への対応、スマートロック連携機能による無人運営の実現、など100種類以上のさまざまな機能により学校図書館運営をサポートし、業務効率向上を推進します。
・学校図書館におすすめの予約システムはこちら
Q3．予約システムは、人手不足の問題に効果があるのでしょうか？
Answer：はい、予約システムを使うことで予約受付業務が自動化されるため、業務効率化が実現し、省人化が可能となります。
学校図書館の現場では、非正規や低賃金での労働が問題となっており、深刻な人手不足が起きています。そのような中で、いかに少ない人員で業務を効率よく回していくか、ということが課題となっています。この課題を解決してくれるのが、予約システムです。予約システムを導入することにより、予約受付業務をすべて自動化でき、大幅に業務を効率化できます。
また、同時に一元管理も実現できるため、予約システムのみであらゆる管理業務が完結します。情報が集約されることにより、複数媒体での管理による人為的ミスの削減や、効率的な管理体制が実現します。
予約システムの導入に迷いがある学校図書館運営者のためのQ&A
Q4．システムと聞くと難しそうで、使っていけるのか心配です。
Answer：予約システムの中でも、RESERVAはシンプルな操作性が売りのシステムであり、パソコンやスマートフォンに不慣れであっても問題なく使用できます。
デジタルツールに慣れていないと、予約システムを実際に使いこなしていけるのか不安になりますよね。しかし、RESERVAは現在35万社以上の企業、300以上の大学に導入された実績があり、国内No.1の予約システムとして信頼されているため、安心して利用できます。管理画面は使いやすさと見やすさが追及されており、誰でもかんたんに操作可能です。
また、RESERVAでは全プランにおいて、メールでのお問い合わせサービスを受け付けているため、疑問点が生じた際に確実に解消していくことができます。さらに、エンタープライズプラン以上で契約した場合は、電話での問い合わせも可能です。
・RESERVAお問い合わせフォームはこちら
Q5．個人情報の取り扱いが心配です。
Answer：RESERVAはセキュリティ対策が万全のため、安心して利用可能です。
予約システムは学生の大量の個人情報を取り扱うため、情報漏洩が心配ですよね。予約システムを選択する上で、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかは重要な基準のひとつです。
RESERVAは、さまざまな観点から情報セキュリティ対策が万全の予約システムであると言えます。その理由として、一つ目に徹底した情報漏洩対策が挙げられます。RESERVAでは、大手企業や官公庁にも採用されている世界規模で信頼性のあるデータセンターを利用していることにより、高度なセキュリティを担保しています。また、SSLによる暗号化された通信や常時の高度な監視により、不正なアクセスや攻撃を即時にブロックできるよう対策しています。
他にも、RESERVAはクラウド型SaaS予約システムとしては、国内で最も早くISO/IEC 27017の認証を取得しました。ISO/IEC 27017は、クラウドサービスに関する情報セキュリティ管理のガイドライン規格であり、クラウドサービスセキュリティに対して堅実に取り組んでいる証明になります。
・RESERVAのセキュリティ対策への取り組みはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
Q6．予約システムの導入や利用料金が高いのではないかと不安です。
Answer：RESERVAは、全プランともに導入費用がかからず、無料のフリープランも用意されています。
予約システムと聞くと、導入費用や利用料金が高額なのではないかと不安になりますよね。しかしRESERVAは、導入費用が一切かからず、6つの料金プランの中に永久無料のフリープランも用意されていいます。そのため、まずは操作感を確かめたい、機能を使ってみたい、といった要望に応えることが可能です。
また、フリープランを使用する中で、この機能が必要だ、と思った際には、随時プランを変更することができます。料金プランが細かく分かれているため、費用を抑えつつ、必要な機能を備えた最適なプランを選択可能です。
・RESERVAの料金プランはこちら：RESERVA 料金プラン
学校図書館に役立つ予約システムの機能を知りたい学校図書館運営者のためのQ＆A
Q7．シフト勤務のため、複数人で予約管理を行いたいです。
Answer：RESERVAのサブ管理者機能を活用しましょう。
RESERVAは、予約サイト内で予約管理をできるオーナー以外のユーザーをサブ管理者として設定でき、予約サイトへのアクセス権限を付与することが可能です。これにより、複数人での予約管理を実現することができます。また、サブ管理者は管理者、運営者、メンバー、担当者の4種類に分けられ、それぞれで権限が異なります。そのため、担当者ごとに操作範囲を限定することができ、スムーズで安全性の高い運営が可能になります。
・RESERVAのサブ管理者機能についてはこちら：サブ管理者を設定して予約対応者の追加やアクセス権限の範囲を変更しよう！【RESERVA機能紹介】
Q8．施設の利用時間を管理する手間を減らしたいです。
Answer：RESERVAで利用時間を設定しましょう。
RESERVAでは、運営側が事前に最低限および最大の利用時間を設定することができます。これにより、多くの学生が利用できるよう最大利用時間を設定することができるため、施設の独占利用を防げます。あらかじめ利用可能時間を固定して設定しておくことで、公平な利用を実現できます。
・RESERVAの最低・最大利用時間機能はこちら：施設の利用可能時間を詳細に設定しよう【RESERVA機能紹介】
Q9．学習センターを無人運営にしたいです。
Answer：RESERVAであれば、スマートロック連携により、無人運営を実現できます。
近年、さまざまな業界で無人運営が広がりを見せています。学校図書館においても、無人運営の実現により、運営コストを削減することが可能です。RESERVAには、導入社数No.1の法人向けスマートロックであるAkerunとの連携機能が搭載されています。Akerunを施設の扉に設置することで、スマートフォンを使用して鍵の開閉ができるようになります。これにより、利用者は鍵の受け渡しの必要がなく、施設への入場が可能となります。また、予約者が施設を解錠した時点で自動で来店処理が行われます。このように、RESERVAのスマートロック連携機能を活用することで、無人化運営を実現することが可能です。
・RESERVAのAkerunとの連携機能はこちら：キーレスで予約施設への入退室をスマート化！スマートロック「Akerun」との連携機能をリリース
学校図書館運営者によくあるお悩みQ&A
Q10．留学生にも利用してもらえるよう、外国語に対応した予約システムはありませんか？
Answer：RESERVAであれば、多言語設定機能により複数言語に対応可能です。
RESERVAには、多言語設定機能が備わっており、この機能により日本語を加えた6言語で自由に設定ができます。そのため、留学生向けに新しく予約サイトを作成する手間を省けます。また、多言語設定の適用は、自動反映される箇所と手動で入力する箇所に分かれます。「予約する」をはじめとした、RESERVA共通の文言に関しては自動で反映されます。一方で、メニュー名やメニュー詳細などは、手動で変更することができます。そのため、日本語特有の表現や言い回しを外国人にもわかりやすいよう言い換えて表現でき、正確に伝えることが可能となります。
・RESERVAの多言語設定機能はこちら：多言語設定で海外客の予約受付に対応！【RESERVA機能紹介】
Q11．学生の予約忘れや無断キャンセルが多く、困っています。
Answer：RESERVAの予約リマインドメールを活用しましょう。
予約忘れや無断でのキャンセルが多い場合、管理を行う上で困ってしまいますよね。しかし、RESERVAの予約リマインドメール機能を活用することにより、予約状況の再確認を促すことができます。これにより、うっかり忘れや無断キャンセルを防ぐことが可能となります。また、リマインドメールにより、予約者への気遣いやホスピタリティといった効果も期待でき、顧客満足度を高めることにつながります。
・RESERVAの予約者リマインドメール機能はこちら：予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
Q12．もっと図書館を利用してもらえるよう、学生たちに便利な機能はありませんか？
Answer：RESERVAの利用時間延長機能、空き状況機能を活用しましょう。
予約システムを導入するにあたって、運営側だけでなく、学生側の利便性も向上したいですよね。RESERVAの利用時間延長機能や空き状況表示機能を活用することで、利用者の利便性を向上することができます。利用時間延長機能により、施設の利用中に予約者自らで利用時間を延長することが可能になります。これにより、利用者は管理者に許可を取る必要がなく延長利用をすることが可能になるため、無人運営の場合でも問題なく運用できます。
また、空き状況表示機能を活用することで、予約サイトのトップ画面に「空き状況バナー」を設置できるため、予約者は各メニュー画面を開くことなく、このバナーより全メニューの空き状況を確認可能になります。この機能により、施設の空き時間が一目でわかるため、予約受付にかかるストレスを軽減することができます。
・RESERVAの利用時間延長機能はこちら：施設の利用時間延長機能を活用して、予約者自身で延長できるようにしよう！【RESERVA機能紹介】
・RESERVAの空き状況表示機能はこちら：空き状況一覧バナーから、空室確認をかんたんに！【RESERVA機能紹介】
Q13．貸し出す部屋や備品を手軽に管理したいです。
Answer：RESERVAの部屋・備品管理機能を活用しましょう。
RESERVAには部屋・備品管理という機能があり、予約メニューに紐づく部屋や備品、設備を設定することができます。この機能により、予約枠の定員数だけでなく、紐づけられた部屋や備品などの空き状況も考慮した上で予約受付が可能になります。そのため、別々で管理することによるダブルブッキングを防げ、予約システムによる一元管理を実現できます。その結果、業務効率化が促進されます。
・RESERVAの部屋・備品管理機能はこちら：RESERVA「部屋・備品管理」機能
学校図書館の予約受付には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった学校図書館運営の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、学校図書館運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、参加希望者は24時間いつでも申し込みでき、運営者は営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、「デジタル化の進め方」「効果的な予約システムの活用法」など、学校図書館の運営者が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、サブ管理者機能やスマートロック連携機能、部屋・備品管理機能など、RESERVAには学校図書館の運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、予算に不安がある、システムに精通したメンバーが少ないという運営者にもおすすめです。
学校図書館の運営に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
