待ち時間ゼロへ｜展覧会を開催する大学が採用すべき最先端の予約システム「RESERVA」

美術系や文科系の大学では、研究成果を発表する展覧会が定期的に開催されます。これらの展覧会では、学生や教員の作品が一般に公開され、学外の訪問者に研究の進展を紹介することで文化的な交流が促されます。しかし、その運営には多くの課題が伴います。特に人気の展覧会では、長い待ち時間や入場管理の混雑が問題となる傾向にあります。

このような問題に対処するため、多くの大学が予約システムの導入に注目しています。予約システムを活用することで、運営者は入場者数を時間帯ごとに管理することが可能です。またデータ収集の観点からも、どの展示がどれだけの関心を集めたかなどの貴重な情報を得ることができ、次回以降の展覧会運営に役立てられます。

その中でも、クラウド型予約システム「RESERVA（レゼルバ）」を導入することで、さらに多くのメリットが得られます。RESERVAの利用によって、来場者はQRコードを提示するだけでスムーズにチェックインが可能です。さらに、事前および事後のアンケート機能を通じて、来場者の要望や評価を展覧会運営に反映させることが容易になります。

本記事では、このようなRESERVAを導入することで得られるメリットと、実際に導入している事例について詳しく解説します。

展覧会に予約システムを導入するメリット

待ち時間の短縮

展覧会に予約システムを導入するメリットの一つが、待ち時間を短縮できることです。一般的に人気の展覧会やイベントでは、入場待ちの人々によって作られる長い列が問題になる傾向にあります。これは来場者・運営側両者にとって、作品を充分に鑑賞・提供できない問題が生じるため、望ましい状況とは言えません。

予約システムを利用することで、来場者は事前に入場時間を選択して予約を行うことができます。これにより、運営側は来場者数を時間帯ごとに管理することが可能になり、混雑を分散させることができます。その結果、来場者は余裕を持って作品を鑑賞でき、運営側もより多くの来場者を効率的に対応できるため、両者にとって価値ある展覧会が実現します。

受付スタッフの負担軽減

大学が開催する展覧会では受付業務を学生が担当することが一般的ですが、彼らは業務に慣れていないため、入場管理が滞る場合があります。この問題を解決するためには、予約システムの導入が非常に有効です。

予約システムによって事前に予約情報が整理されるため、受付スタッフはスムーズに来場者を案内できるようになり、効率的に業務を進めることが可能です。また、展覧会の入場がスムーズになることで来場者の満足度が向上し、全体的な運営の質が高まります。

データの収集と分析

展覧会に予約システムを導入することで、来場者データの収集と分析を効率的に行えます。これによって大学は、来場者の性別、年齢、来場時間などの情報を正確に把握可能です。そして次回以降の展覧会を計画する際に、スケジュールの調整や展示内容の改良を行いやすくなります。

予約システム「RESERVA」 によって展覧会運営がさらに効率的に

大学が展覧会を運営するにあたって、予約システムの導入はただ効率化する以上の意味があります。 デジタル化が進む現代では、来場者の期待はますます高まり、迅速かつかんたんにアクセス可能なサービスが求められています。予約システムを導入することで、これらのニーズに効果的に応えることができます。さらに、来場者データの収集と分析を通じて、サービスの質を継続的に改善することが可能です。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった大学の担当者にもおすすめです。

展覧会運営に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

展覧会にRESERVAを導入するメリット

来場者の入場がスムーズに

大学が展覧会運営にRESERVAを導入するメリットの一つは、来場者の入場がスムーズになることです。前述したように、これまでの展覧会は入場待ちの長い列ができたり、受付業務に時間が費やされたりする傾向にあります。

RESERVAを導入することで、来場者は予約時に入場用のQRコードを取得できます。そして展覧会当日にそのQRコードを提示するだけで、かんたんにチェックインが完了します。運営側は受付業務を迅速に行うことができ、来場者の待ち時間を大幅に短縮できます。

また、予約者自身が来店・来場処理ができるセルフチェックイン機能も受付スタッフの負担を大幅に軽減でき、とても利便性が高いです。

アンケート機能が充実

充実したアンケート機能も、RESERVAを導入すべき理由のひとつです。この予約システムは、展覧会の参加者に対して、事前・事後にアンケートを送ることが可能です。これにより、展覧会に対する来場者の要望や評価を効率的に収集することができます。

例えば、来場者が予約時に記載するシンプルアンケート機能によって、運営側は彼らの参加にあたっての要望を事前に知ることができます。また、展覧会終了後に来場者に対して満足度調査やレビューを求めるアンケートを送信することで、感想や展示の改善点を集められます。これらにより、大学は展覧会の準備や運営に役立つ具体的な情報を得ることができます。

豊富な画像掲載機能

展覧会では、展示内容や企画のコンセプトを事前に発信することが重要です。RESERVA予約システムを利用することで、予約サイトのトップにキービジュアルを掲載したり、企画の展覧会のロゴを表示させたりすることが可能です。さらに、写真ギャラリー機能を活用することで、最大20枚までの写真をサイトに掲載することも可能です。

これらの機能により、大学は展示作品の詳細や会場の雰囲気を視覚的に伝えることができます。来場者は事前に展示内容を把握できるため、期待感が高まり、実際に来場することが促進されます。

RESERVA事例

早稲田大学　文化構想学部 発酵メディア研究ゼミ

早稲田大学文化構想学部は、「発酵メディア研究ゼミ」を運営しています。このゼミは、物理的な発酵微生物の生態を通じて人間の生き方に役立つヒントを探りつつ、メディア論の視点から望ましい情報技術の在り方を研究しています。2018年からゼミの学生による展覧会を行っており、2023年には「ままま展」を開催しました。

この展覧会では、「ありのまま」の感覚に対する予測不能な側面を考察した作品が展示されました。予約サイトには、”ままま”を表現するキービジュアルが掲載され、サイト訪問者の興味を喚起しました。

多摩美術大学　美術学部 統合デザイン学科

多摩美術大学 美術学部 統合デザイン学科は、領域横断的に社会や産業を構成する複雑な問題に取り組む学科です。この学科は毎年学生の卒業制作展を行っており、2022年は「好奇心」をテーマに展示を行いました。

予約サイトでは、植物や自然の要素を抽象化したような模様のキービジュアルがトップ画像・ロゴとして掲載され、視覚的に魅力あるサイトとなりました。

東京都市大学　メディア情報学部 社会メディア学科 小池研究室

東京都市大学メディア情報学部は、情報メディアの教育や研究を行う学部です。その中でも小池研究室は、設計者や生産者の視点ではなく、ユーザーの視点からモノづくりを見直す研究を行うことで知られています。この研究室は、実際にバス路線図や駐車場のサイン、ロボット、教材、情報機器のインターフェース、広場などのデザインを考案し、学内外で評価を受けています。

この研究室は、学生がゼミや卒業研究で制作した成果物を毎年展覧会にて発表しています。2023年には「大冒険！見つけよう！知識のお宝」というキャッチコピーのもと、3年生と4年生が制作したさまざまな分野の新規デザイン作品を展示しました。

予約サイトでは、学生が制作した作品の一つひとつについて、その分野とタイトルが表示されています。これにより、サイト訪問者は予約時にどのような展示が行われているのかを確認でき、当日は展示を効率的に回ることができました。

まとめ

今回は、大学が展覧会に予約システムを導入するメリット、その中でもRESERVA予約システムが最適である理由などを解説しました。業務効率化に悩んでいる大学の担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。