留学への夢を現実に｜予約システムを利用して留学相談のハードルを低下

近年、国際的な視野を持つ学生は増加しており、それに伴い留学相談の需要も高まっています。留学は、学生にとって数少ない重要な経験となるため、専門的なアドバイスやサポートを求めており、大学や教育機関はこの需要に応えるために専門のカウンセリングや相談サービスを提供しています。

こういった留学相談の実施には、問い合わせや予約の管理、スケジュールの調整など、管理面での課題も多く、特に学生が窓口を直接訪れたり、電話やメールで問い合わせたりする従来の方法は、双方にとって手間がかかるうえ、ミスやダブルブッキングのリスクも増大します。

これらを解決する方法として、DX（デジタルトランスフォーメーション）によるデジタルシステムの導入が検討されています。今回は大学で留学相談を行うメリットやデジタルシステムの導入による変化、実際に留学相談を実施している大学を紹介します。留学相談にデジタル化を考えている人はぜひ参考にしてください。

留学相談を実施するメリット

大多数の学生は、4年間という限られた時間の中で、留学を検討しています。留学についてだけでなく、在学中の履修登録や進路決定など、大学生活のプランを考えながら、計画を立てる必要があります。そういった学生に向けたサポートの実施には、多くのメリットがあります。

現代のグローバル化の時代において、多文化的な経験や国際的な視野の獲得は、学生たちの将来において非常に価値があります。大学が留学相談のサポートに注力することは、国際交流に興味のある学生の獲得や継続率向上の観点からも非常に重要です。

相談会のほかに、留学フェアや留学オリエンテーションを実施している大学もあり、留学することに悩んでいる学生や不安を持つ学生に、留学への目的意識や自分が今何をすべきかを確認できる機会を与えることができます。こういたイベントの開催によって、相談会を訪れるといったケースも少なくありません。

留学相談に導入できるデジタルシステム

留学相談には、多くの学生が参加します。その際、学生情報の管理や実施形態などを利便性の高いものにする必要があります。それには、デジタルシステムが欠かせず、導入することでより効率的な留学相談の実施が可能になります。

予約システム

留学を希望する学生が多い大学では、相談日程を決める際に、窓口が混雑するおそれや予約情報の管理が追いつかない可能性があります。

予約システムがあれば、学生が予約する手間が大きく軽減されます。スマートフォンやPCから夜間や休日でもオンラインでの予約が可能であるため、学業やアルバイトで忙しい学生にとっての利便性が大幅に向上します。またスタッフやカウンセラーによる手動でのスケジューリングや調整の手間も削減され、相談のクオリティー向上につながります。

多くの予約システムでは、同じ時間帯の重複予約を防ぐ機能があります。これにより、予約の取り違えやダブルブッキングによるトラブルを事前に防ぐことが可能です。リマインダー機能がある予約システムであれば、学生のキャンセル率や予定忘れを防止できます。

ビデオチャットシステム

近年の感染症の影響やデジタルシステムの著しい発展により、ビデオチャットシステムの認知は非常に高まり、相談会や説明会などもビデオチャットシステムを利用する企業や大学が増加しました。

オンラインでの相談は場所を選ばないというメリットが大きく、都市部以外の地方に住んでいる学生や、留学先の国に既に滞在している学生も、気軽に相談することができます。移動コストや交通費もかからないため、気軽に参加が可能になります。また、時間帯の制約も少なく、連絡を取り合えば自由な時間での相談が実現します。

さらに、オンライン上での資料共有やリンクの提供が容易であるため、必要な情報を迅速に手に入れることができます。また、相談内容の録音や録画により、後から内容を再確認することも可能です。

AIチャット機能

AIチャット機能は、24時間365日休むことなく、利用者の質問に応答できます。学生が情報を求めたタイミングで、即時サポートできる点が特徴です。学生との質問の中で、データを収集・分析し、関心やニーズにあったサービスの改善やプログラムの提案にも役立ちます。

留学に関するかんたんな質問などは、相談と別に素早く対応できるAIチャットボットを利用することで、全体の利用満足度の向上やより広範な学生への情報提供など、多くのメリットを生みます。

留学フェア・留学相談に予約システムを導入した大学例

デジタルシステムの中でも、特に予約システムは、導入しやすくより効率的な留学フェア・留学相談の実施につながります。

武蔵野大学

武蔵野大学は、留学をはじめとする国際交流活動を積極的に行っており、そのサポートにも尽力しています。武蔵野大学の留学相談は、留学の制度について詳しく説明し、各学生にあった留学制度の紹介、留学応募までの必要な準備のサポートが手厚く、多くの学生の支えとなっています。

予約システムを使った留学相談の予約サイトは、日程を選択していくだけのシンプルな設定であるため迷うことなく予約可能で、空いている日時がわかりやすいといった特徴があります。留学相談はオンラインですが、それらに関する面倒な手続きはなく、メールでURLが届くため、安心して利用できます。

武蔵野大学では留学フェアも開催されており、先輩の留学体験談や個別の留学相談も実施しています。

昭和女子大学

昭和女子大学は、米国テンプル大学のジャパンキャンパスがあり、国内外で国際交流が活発に行われています。また、大学や研究所が多く集まるボストンに、毎年多くの学生が留学プログラムで訪れており、グローバルな活動に十分なサポートをしています。

予約サイトは、学生の留学アドバイザーと専門の留学アドバイザーを選んで予約が可能で、同じ学生の方が対話しやすい人と専門的なサポートを受けたい人の両方に対応しています。自分のタイプにあうアドバイザーに相談できるため、留学を考え始めている人にとって、低いハードルで参加できます。

一橋大学

一橋大学の海外留学相談室は、留学に関するアドバイジングや教育を通した、学生の自己実現に貢献しています。実際に留学した学生からも、留学制度や奨学金、TOEFLスコア向上などあらゆる面でのサポートにより高い評価を得ています。

一橋大学の相談室は、外国人の留学生のサポートや留学生との交流機会の相談など国際教育に関する多くの支援を行っています。

留学相談予約に最適な予約システムRESERVA

留学相談をより効率的に実施するには予約システムの導入は不可欠です。特に相談予約に適した予約システムとしてRESERVAが挙げられます。RESERVAは国内最大規模の事業者に導入されており、シンプルな画面設計とカスタマイズ性で予約に関する業務を効率化します。

予約時アンケート設定では、学生が予約する際、事前に相談内容やアンケートを入力でき、相談内容を事前に把握可能になるため、スムーズな応答や資料準備などが実現します。負担が大きく軽減し、よりきめ細やかな相談対応が可能になります。

また、Zoom連携機能を利用することで、オンライン相談をかんたんな操作で実施することができます。RESERVAでオンライン予約が完了すると、予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成され、オンラインミーティングに参加するためのURLやパスワードはRESERVAから予約者へメールで自動送信されます。

留学相談だけでなく、留学フェアやオリエンテーションの予約にも利用できるRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

学生にとって、大学生活は、履修した授業やアルバイト、サークルなど多くの経験によって成り立っています。どれも捨てきれない中、留学を検討している学生は、不安や心配を多数抱えています。大学に留学相談施設があることで、その不安を解消し、心置きなく留学できる学生は増えるでしょう。

今回は、留学相談を実施する際の、予約システムをはじめとしたデジタルシステムの導入について紹介しました。学生がより快適に相談できる環境づくりは、留学や国際交流に参加を促すことができます。RESERVA.acでは、大学のDX化に関する事例を今後も取り上げていきます。