大学の講義室は、通常の講義以外にも、ゼミやワークショップなど多くの用途で使用されます。しかし、多くの大学では未だにアナログな予約管理体制を敷いており、重複予約や非効率な手続きなど、多くの課題が存在します。そういった課題を解決するための有効な取り組みとして、DX：Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)の推進が挙げられます。DXは、デジタル技術を活用して組織の運営やサービスを根本から変革するプロセスです。DXの中でも特に予約システムの導入が効果的となります。
本記事では、大学における講義室の予約における課題を明らかにして、予約システムの有用性について具体的な事例も交えて解説します。
大学における講義室の課題
大学における講義室とは
大学の講義室は、知識の伝達と学習の場として重要な役割を果たしています。多数の学生や職員が集まる講義室は、講義やワークショップとして利用されているため、快適かつ機能的であることが不可欠です。しかし、多くの大学の予約管理体制は十分でなく、円滑な学習活動を妨げていることが課題となります。
講義室の予約における課題点
多くの大学で講義室の予約管理はデジタル化していますが、依然として文書によるアナログな管理が行われているところもあります。アナログな予約管理体制は、以下のような課題が存在します。
| 課題 | 詳細 |
|---|---|
| 非効率的な手続き | 紙ベースやメールでの予約受付により、手間と時間がかかる |
| 予約の不透明さ | 予約状況がリアルタイムで共有されていないため、空き状況が把握しづらい |
| 重複予約 | アナログな予約管理により同じ講義室の重複予約が発生しやすい |
DXによる解決方法
大学の講義室の予約管理における課題の解決は、DXによるアプローチが効果的です。
DXとは
DXは、デジタル技術を活用して組織の運営やサービスを根本から変革するプロセスです。DXのプロセスでは、古い手法やシステムを見直し、最新のデジタル技術を活用して業務の効率化や利便性の向上を目指します。DXはさまざまな業界で推進されており、近年では、教育機関においても講義や研究、運営など、多様な場面で活用されています。
予約システムの導入
講義室の予約管理体制を改善するDX施策として最も有効なのが、予約システムの導入です。
予約システムとは
予約システムは、予約受付やキャンセルなど予約に関する業務を一元管理できるデジタルツールです。一般企業や教育機関、医療施設など、予約制の各種サービスを提供する企業や施設で導入されています。予約システムの導入は、大学に講義室における予約受付にも有用であり、さまざまなメリットが存在します。
予約システムの導入メリット
予約システムを大学の講義室に導入するメリットは以下の通りです。
業務効率の改善：予約システムは予約や利用者の管理を自動化し、人の手による管理作業を削減します。これにより、予約の管理業務を担当していた職員は他の重要な業務に集中でき、業務効率の向上につなげられます。
予約状況の把握：予約システムを通じて、管理者と利用者の双方が、リアルタイムで講義室の空き状況を確認が可能です。突発的なスケジュール変更やキャンセルにも柔軟に対応できるようになり、講義室の予約対応が円滑化します。
人為的ミスの防止：予約管理の自動化は、重複予約の防止につなげられます。その上、記入ミスや情報の見落としなど、職員が紙で管理する際に発生していた人為的ミスも削減できます。
講義室向けの予約システムの機能
予約システムはさまざまな種類が存在しています。それぞれ特徴が異なるため、自身の大学の講義室に合った予約管理システムを判別する必要があります。
外部サービス連携機能
外部サービス連携機能は、外部のカレンダーアプリや学内システムと予約システムを連携できる機能です。当機能を活用することで、講義などのスケジュールを利用者の個人カレンダーに自動的に反映させられ、スケジュール管理が容易になります。
外部サービスと連携することで、講義室の利用効率を高めるだけでなく、教育管理システム全体の効率化に寄与します。
空き状況一覧機能
空き状況一覧機能は、講義室の空き状況を予約サイト上に一覧で表示する機能です。教員や学生は、空き状況が一目でわかることで講義室の利用可能日時をかんたんに確認できます。
大学には多種多様な講義室が存在するため、一元的に空き状況を可視化する必要があります。そのため、空き状況一覧機能は、予約の利便性向上に不可欠な機能です。
抽選機能
抽選機能は、抽選申込者に対して、設定した抽選日にシステムがランダムで当選と落選を割り出し、申込者に対して抽選結果をメールで自動配信する機能です。
例えば、特定の講義室の予約申込みが多い場合には、自動で当選者と落選者に結果をメールで通知できます。この機能は、大学内での特定の時間帯や人気の講義室に対して予約申請が集中している場合に効果的です。
講義室予約の予約システム導入事例
名古屋大学
参考：名古屋大学 理学部 公式ホームページ
施設予約に使われている便利なページ：https://reserva.be/chem_nagoya
名古屋大学の理学部化学科では、講義室の予約受付に予約システムを活用しています。予約サイト上では、講義室とセミナー室、会議室などの7つの選択肢の中から予約希望のメニューを選択できます。メニューの選択後は予約可能日時が一覧で表示されるため、利用者は迅速に希望の日時の予約が可能となります。
東京大学
参考：東京大学公式ホームページ
参考：東京大学大学院工学系研究科 機械工学専攻工学部 機械工学科「講義室／会議室予約方法・ルール」
施設予約に使われている便利なページ：https://reserva.be/utmech/aikotoba
東京大学は、機械工学系の講義室の利用向けに予約システムを導入しています。 予約サイトは、教職員のみ利用が可能であり、同大学内の一般の学生や外部の人間は使用できません。運営側は、サイトのアクセス用に特定の合言葉を設定しており、施設の使用制限を設けています。講義室の予約受付は、効率的かつ安全に管理されています。
講義室予約にはRESERVA
多数の予約システムのなかで、講義室予約に最適な予約システムとしてRESERVAが注目を集めています。RESERVAはその名の通り予約を核として、決済から顧客管理、さらには集客までを自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要。これにより、大学の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、利用者にとっても一元的で使いやすい環境が提供されます。
さらに、RESERVAは6つの異なる予約タイプから、最適なフォーマットを選択できる点も大きな特長となっています。これにより、運営する講義室に最適な予約サイトの提供が可能となり、利用者の満足度を高めることにつながります。また、前述した外部サービス連携機能、空き状況一覧機能、抽選機能をRESERVAは3つとも備えているため、講義室の運営に最適です。
大学における講義室の予約を効率的にする予約システムRESERVAの詳細はこちらからご覧ください。
まとめ
大学の講義室は、知識の伝達と学習の場として重要な役割を果たしており、快適かつ機能的であることが不可欠です。そんな講義室の抱える課題は、予約システムを導入することで、解決することができます。特にRESERVAは、操作性が高く、大学の講義室の予約に適した機能が充実しているため、おすすめの予約システムです。
RESERVA.acでは、大学のDX化に関する事例を今後も取り上げていきます。