大学の各種証明書は、学生や卒業生がその大学に在籍していたこと、特定の資格や学位を取得したことを公式に証明する文書を指します。各種証明書の発行手続きをDX（デジタルトランスフォーメーション）化することで、大学の運営を効率的に進めることができ、学生にとっての利便性も高まります。
DXの波は教育界にもおよび、その影響は多岐にわたっています。これは、単に証明書の発行を迅速化するだけでなく、教育機関におけるサービスの質を向上させ、大学全体に利益をもたらす変化を生み出すことでしょう。
本記事では各種証明書の発行手続きにおける問題点とそれらを解決するためのDX化について解説します。
証明書発行手続きの現状と課題
現行の手続きの流れ
現在多くの大学で、窓口や郵送で証明書の発行手続きが行われています。
窓口受付では、大学の窓口で証明書用の申請書に必要事項を記入し、身分証明書を提示して確認してもらいます。その後、証明書が自宅に郵送されるのを待つ流れです。
一方、郵送受付の場合は、大学の公式ホームページから証明書発行のための申請書類をダウンロードし、必要事項を記入した後、身分証明書のコピーを添えて大学に郵送します。
手続きのデジタル化が求められる理由
大学の証明書手続きのデジタル化は、学生にとって非常に重要です。
窓口受付の場合は、証明書の申請に、窓口で必要事項を記入する必要があります。そのため、自宅から大学まで離れている学生は負担が大きいです。郵送受付は、実際に大学に行く必要はありませんが、受理から証明書が届くまでに時間がかかります。そのため、急いで証明書を入手したい場合に不便に感じる学生も少なくありません。
これらの問題を解決するために、証明書のデジタル化が必要です。
証明書発行のDX化
DX化における大学の役割
大学のDX化では、事務手続きのデジタル化が重要な役割を担います。この取り組みにより、書類の提出や証明書発行などのプロセスが簡略化され、時間と労力が大幅に削減されます。これによって、大学職員は煩雑な事務作業から解放され、教育や学生支援などのより価値ある業務に集中できるようになります。また、学生にとっても、情報の素早い入手や手続きの容易さは、学習環境の改善につながります。DX化を通じて大学は、より効率的で質の高い教育サービスを提供します。
DX化の目的とメリット
いくつかの大学では、すでに積極的にDX化を推進しています。証明書発行受付に予約システムを導入したことで、学生や卒業生の満足度向上や職員の業務時間短縮といった効果が見られ、これらの取り組みは今後の大学サービスの評価にも寄与します。
| メリット | 効果 |
| 予約プロセスの効率化 | 手間と時間を削減し、予約の正確性を向上させる |
| 情報共有のスピードアップ | スタッフ間での迅速なコミュニケーションが可能になる |
| 学内サービスの品質向上 | 利便性の高いサービスを提供し、大学の評判を向上させる |
これらのメリットは、各種証明書受付の予約に限らず、大学の運営全体における効率性の向上と高品質のサービス提供にも影響を与えています。DX推進によって、学内のコミュニケーションや学生サービスが向上します。
予約システム導入の効果
このような大学の証明書発行手続きにおける課題を解決するのが、予約システムの導入です。
予約システムとは
予約システムとは、ウェブサイトや専用アプリケーションを通じて時間や日付を指定して予約をできるシステムのことを指します。利用者の利便性を高め、業務効率化にも寄与します。
予約システムを導入することで、利便性の向上と情報管理の効率化を実現できます。証明書発行の受付がメールや電話などのアナログな方法は、学生と職員の双方にとって不便であり、その解消が可能です。
システム導入によるメリット
予約システムを導入することで、利便性の向上、情報管理の効率化といった効果が得られます。
- 利便性の向上：予約受付システムを導入することで、利用者は都合のいい時間に予約を入れられ、利便性が向上します。また、リアルタイムで空き状況を把握できるため、待ち時間の減少にもつながります。
- 情報管理の効率化：予約管理システムには予約データの一元管理機能があり、予約者の情報や予約状況を一括で管理できます。これにより、アナログな管理から脱却し、情報管理の効率化が可能です。
- マーケティングの強化：予約受付システムを通じて集められる顧客データを分析し、ターゲット市場の動向や顧客需要を把握することができます。このデータを基に、効果的なマーケティング戦略を立案可能です。
- 顧客体験の向上：予約システムは、予約の確認や変更をオンラインでかんたんに行えます。また、待ち時間の短縮やスムーズな受付が実現し、顧客満足度も高められます。
大学における予約システムの事例
早稲田大学
参考サイト：早稲田大学「早稲田ポータルオフィス」
2023年5月9日より早稲田大学はオンラインで各種証明書の申請を実施し、日本全国のコンビニエンスストアの受け取りを可能にしました。
本校の卒業生に向けた証明書発行の予約手続きは、RESERVAの予約サイトを通じて行われます。この予約サイトで、その他にも学生証再発行、パスワード再発行などさまざまな学内サービスの予約受付が行われています。
東洋大学
参考サイト：東洋大学「在学生証明書発行・申請手続・届出」
東洋大学は外国人留学生が日本に滞在し、大学に在籍するために必要な在留資格の申請・更新・変更の手続きを行っています。
留学生は予約サイトから在留資格更新・手続き書類受け取りなど、必要なサービスを選べます。この予約管理システムでは、日本語以外にも英語と中国語（簡体）での表記もできるため、日本語に不慣れな学生でも予約受付を行えます。
システム選定のポイント
大学の証明書発行手続きに導入する予約システムでは、以下の機能が重要になります。
| 機能 | 詳細 |
| 独自会員機能 | 独自の会員（学生）だけが利用できる予約メニューを作成できる機能 |
| 多言語機能 | 複数の外国語に対応する機能 |
| 予約状況表示機能 | 既に予約が入っている日時や、空いている日時を一覧で確認できる機能 |
| メールマガジン機能 | 学生課窓口に関するお知らせを一斉配信できる機能 |
| リマインドメール機能 | 予約日前日にメールをし、予約日当日の無断キャンセルを削減できる機能 |
| さまざまなデバイスに対応 | パソコンやスマートフォン、タブレットへの対応機能 |
これらの機能がシステムに含まれていなければ、利用者や運営側の利便性が損なわれ、業務の効率化を図ることが難しくなります。
大学の証明書の発行手続きにおすすめのRESERVA
証明書の発行手続きは、学生や卒業生にとって就職活動、進学、公的手続きを進めるために重要なサービスです。運営側が予約プロセスや利用者の管理をスムーズに行うために、利用者によって利便性の予約受付システムが求められています。
学内の各種手続きをはじめとした、大学の窓口で多く利用されている予約システムとして、RESERVAが挙げられます。RESERVAは、利用者側も運営側もシンプルに操作ができ、わかりやすさに特化しています。そのうえ、機能が100種類を超えるほど豊富であり、証明書発行の予約受付に欲しい機能も多数搭載されています。26万社が導入する業界最大級の利用数を誇っており、6つのプランから運営方針にあったものを選択できます。
24時間365日対応しているため、学生は証明書発行が必要になった時点で予約受付ができ、機会損失が発生しないという大きなメリットがあります。証明書発行手続きの予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。
まとめ
今回の記事では、証明書発行手続きのDX化を紹介しました。特に予約システムの導入は、容易に各種手続きの予約を進められ、業務の効率化を図ることもできます。しかし、まだデジタル技術を十分に活用していない大学も多く存在します。デジタル化は、学生の生活を豊かにし、彼らが直面する業務上の問題を解決につなげられます。この記事で紹介した事例は、各大学での事務手続きの改善にも役立つでしょう。
RESERVA.acでは、大学のDX化に関する事例をこれからも取り上げていきます。