DXで推進する大学セミナーのオンライン化｜予約システムの導入による効果的な学問の普及

大学が実施する公開セミナーは、DX（デジタルトランスフォーメーション）が進展する現代において、その形態を大きく変化させています。従来オフラインで行われていたセミナーがオンライン上で公開されることで、学問の普及や大学の認知度の向上がより促進されています。また、予約システムの導入が学問の普及と効率的な運営の実現において重要な役割を果たしています。

本記事では、大学の公開セミナーにおけるDX化について詳しく解説するとともに、具体的なDX化事例を紹介します。

大学が公開セミナーを実施する目的

大学が公開セミナーを実施する目的として、学問の普及と大学の認知度の向上の2点が挙げられます。

大学の研究成果や専門知識を学外の人々や地域住民と共有することで、社会問題の解決に寄与しています。また、大学の魅力的な講義をセミナーを通じて公開することで、大学の認知度を高めて、入学希望者や研究資金の獲得にもつながっています。このように、大学が公開するセミナーは、教育面での社会貢献と大学の発展を促進する重要な手段となっています。

公開セミナーがオンライン化する背景

従来、対面で開催されていた公開セミナーは、オンライン化が進みインターネット上で閲覧できるようになっています。こうした公開セミナーのオンライン化の背景には、DXの推進が存在します。

DXとは

DXは、デジタル技術を活用して組織の運営やサービスを根本から変革する取り組みです。DXのプロセスでは、古い手法やシステムを見直し、最新のデジタル技術を活用して業務の効率化や利便性の向上を目指します。近年、DXはさまざまな業界で推進されており、教育機関においても講義や研究、運営など、多くの場面で活用されています。

大学におけるDX化

文部科学省（文科省）は、「大学教育のデジタライゼーション・イニシアティブ（Scheem-D）」や「デジタルを活用した大学・高専教育高度化プラン」などのDX推進プロジェクトを遂行しており、多くの大学がデジタル化を進めています。DX化の取り組みは、大学や学内の施設ごとに違い、AIによる授業選択の提案や関連する講義・ワークショップのオンライン開催など、多種多様です。近年、公開セミナーでもDX化が推進されており、オンラインで開催される形態が増加しています。

公開セミナーでDX化を推進するメリット

公開セミナーは、オンライン化を始めとして多様なスタイルでDX化が推進されています。公開セミナーでDX化を推進するメリットは以下の通りです。

効率的なデータの収集と分析

デジタルプラットフォームを活用することで、参加者の行動データやフォードバックを効率的に収集できます。オンラインセミナーでは、視聴者数や参加者の発言、質問内容などのデータをかんたんに集め、分析することが可能です。そのため、セミナーの内容や運営方法の改善点を具体的に把握でき、次回のイベントに向けた戦略的な改善につなげることができます。

アクセスの拡大

DX化により、公開セミナーをオンラインで開催することで、物理的な制約が解消されます。これにより、地理的に離れた場所にいる人々や、参加が難しい状況にある人々も気軽に参加することが可能です。特に地方や海外に住む学外の専門家や学生、一般の人々など多様な層への情報提供の機会が広がります。

コスト削減

公開セミナーをDX化することで、会場費や交通費、印刷費などの物理的な費用を削減できます。大規模なセミナーをオフラインで開催する場合、会場の設営費や配布する印刷代などの費用が多く掛かります。これらは、DX化により大幅に低減するため、コスト効率が向上し、より少ない予算で多くのセミナーの実施が可能になります。

アーカイブと再利用

DX化により、公開セミナーの内容を録画し、デジタルアーカイブとして保存することが可能になります。これにより、参加者はセミナー終了後でも、録画を視聴し、再度内容を確認したり、見逃した部分を振り返ることができます。また、大学は過去のセミナーコンテンツを新たな学習資源として再利用できるため、コストを抑えながら長期間にわたって知識を提供し続けることが可能です。

公開セミナーのDX化事例

ここでは、具体的な公開セミナーのDX化事例を紹介します。

東京大学

東京大学は、公式サイト「UTokyo OpenCourceWare」で講義の資料や映像を公開しています。これらは東京大学の関係者以外の人でも無料で視聴することができます。非営利かつ教育的な目的であれば、講義での使用やブログへの掲載が認められており、日本における学問の普及に寄与しています。

京都大学

京都大学の東南アジア地域総合研究所では、無料で聴取可能なポッドキャストを公開しています。この音声プログラムでは、京都大学の多彩な研究者と東南アジアに関連する書籍の著者との対談が行われており、最先端の知見が発信されています。音声のみのコンテンツであるため、作業の合間などに最新の研究情報を手軽に得ることができます。

常葉大学

常葉大学が開催している「令和6年度 常葉大学卒後教育プロジェクト オンラインセミナー」では、予約システムが導入されています。専用の予約サイトでは、セミナーの内容や開催日時、予約締切日時を確認することができます。セミナーの空席状況や予約申込を電話で行う必要がないため、参加者の予約利便性が向上しています。

予約システムの導入による公開セミナーのDX化

大学の公開セミナーのDX化の中でも特に効果的なのが予約システムの導入です。

予約システムとは

予約システムは、予約の受付や変更、キャンセルなどをインターネット上で自動で行い、予約情報や顧客情報を一元管理するシステムです。大学に限らず、宿泊施設やレストラン、サロン、地方自治体など、予約が必要なさまざまなサービスで利用されています。

予約システムの導入メリット

予約システムの大学の公開セミナーに導入することで、以下のメリットが存在します。

セミナーの予約受付にはRESERVA

はじめてDXを導入する人も、DX導入経験のある人にも、おすすめできる予約システムとして、RESERVA（レゼルバ）を紹介します。

RESERVAは、28万社以上が利用する業界トップクラスの予約管理システムです。350以上の業種に対応しており、国公立大学、私立大学などでも数多く導入されています。この予約システムは、サービス提供（スタッフあり・なし）、施設、宿泊施設、スクール・アクティビティ、イベント・セミナーといった6つの予約タイプに対応しているため、大学のあらゆる場面に最適な形で利用可能です。

予約システムの導入におすすめのRESERVAの詳細はこちらをご覧ください。

公開セミナーの運営に適したRESERVAの機能

RESERVAは、公開セミナーの運営に適した機能を数多く搭載しています。

予約件数制限機能

RESERVAの予約件数制限機能では日時ごとの予約上限件数が設定でき、その上限に達した際に、自動的に予約受付が打ち切られます。そのため、申し込み制限が予約サイト内で自動的に行われ、緊急時、通常時問わず、柔軟な対応を容易に行うことができます。

また、残り予約可能件数が予約者からも確認できるため、予約者からしても便利で使いやすい機能となっています。

シンプルアンケート機能

シンプルアンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。RESERVAでは、アンケートの内容にも制限がないため、セミナーを知ったきっかけを選択式で聞いたり、予約者の追加の要望を自由記述欄で求めるなど、事前質問を設定することが可能です。

予約者にアンケートに記入してもらうことで、トラブルの回避や利用者の要望への事前対応に役立てることができます。

抽選機能

大学が主催する公開セミナーでは、参加者が多い場合や席に限りがある場合、公平性を保つために抽選が必要になることがあります。RESERVAの抽選機能は、抽選申込から抽選処理、結果通知までを一貫して行うことができるため、煩雑になりがちな選定作業が自動化されます。

もし定員割れが生じた場合でも、追加の予約を先着順で受け付ける設定に変更することが可能なため、当日の空席が少なくなりやすいです。

団体予約機能

団体予約機能は、1人の予約者が一度で複数人の予約ができる機能です。

代表者がまとめて同行者分の予約をすることで、家族や友人と一緒に参加する予約者の負担が軽減します。また、最大予約人数の上限も設定が可能なので、想定以上の人数から予約を受ける事態も防げます。

まとめ

本記事では、大学の公開セミナーにおけるDX化について詳しく解説して、具体的なDX化事例を紹介しました。大学の公開セミナーをオンライン上で開催し、予約システムを導入することで、学問の普及と大学の認知度の向上により一層寄与できます。

RESERVA.acでは、大学のDX化に関する事例をこれからも取り上げていきます。