大学で行われるトークショーは、セミナーや講演会とは異なり、エンターテイメント性が高く、著名人のトークをカジュアルな雰囲気で楽しめます。著名人の普段とは違った気さくな姿を見ることができ、まるで一緒に会話しているかのような空間を楽しめるため、聴き手の満足度が高いイベントです。
このような大学でのトークショーイベントにおいて、学生をはじめとする参加者が手軽に参加できるようにするためには、予約システムを用いたDX（デジタルトランスフォーメーション）が欠かせません。
本記事では、大学トークショーにおける課題や予約システムを導入するメリット、さらにはイベントのDX活用事例を紹介します。
DXとは
DXは、デジタル技術を活用して組織の運営やサービスを根本から変革する取り組みです。DXのプロセスでは、古い手法やシステムを見直し、最新のデジタル技術を活用して業務の効率化や利便性の向上を目指します。近年、DXはさまざまな業界で推進されており、教育機関においても講義や研究、運営など、多くの場面で活用されています。
大学におけるDX化
文部科学省（文科省）は、「大学教育のデジタライゼーション・イニシアティブ（Scheem-D）」や「デジタルを活用した大学・高専教育高度化プラン」などのDX推進プロジェクトを遂行しており、多くの大学がデジタル化を進めています。DX化の取り組みは、大学や学内の施設によって異なり、AIによる授業選択の提案や関連する講義・ワークショップのオンライン開催など、多種多様です。DX化を推進して学内環境を整備することで、教育の質の向上につなげられます。
トークショーの予約に関する課題
予約キャンセルや変更手続きの複雑さ
予約のキャンセルや変更は、トークショーのようなイベントにはつきものです。しかし、それらが増えると、運営側の管理は煩雑になります。キャンセルが入ることで、予約の空き状況を最新情報に変更しなければならず、スタッフの負担が増加し、他の業務に支障をきたします。また、電話やメールでの予約受付では、参加者情報の手入力ミスによる予約漏れや、ローカル管理による顧客データ紛失の恐れがあります。さらに、キャンセル待ちの参加者に対する連絡や、新たな予約の受付など、連絡業務も多岐にわたるため、コミュニケーションエラーも発生しやすくなります。運営全体の効率が低下し、結果としてイベントの質が損なわれます。
当日支払いにおける金銭トラブル
事前にイベント予約を受け付けている場合でも、当日は多くのトラブルが予想されます。例えば、当日支払いの場合、金額間違いや現金不足などの金銭トラブルが考えられます。正確な金銭管理は、参加者の信用問題において最も重要であり、金銭の授受におけるミスは取り返しがつかない可能性があります。混雑による焦りが生じる中で、多くの参加者の金銭対応をミスなく行うことは難しく、イベントの失敗要因の一つにもなります。
参加者満足度の低下
トークショーを楽しみにしている参加者にとって、予約時や当日の手続きが煩雑であることは、体験の満足度を損なう要因となります。期待しているイベントだからこそ、参加者は円滑な運営とストレスのないイベント管理を求めており、当日に予約の不備やミスが発生すると、参加者の信頼を一気に失う可能性があります。さらに、運営ミスが目立つイベントは、トークセッションに参加する著名人にも悪い印象を与え、安心して参加できない状況を生みかねません。適切な管理とスムーズな手続きは、出演者と参加者の双方の満足度を高めるために不可欠です。
トークショーを予約システム導入によってDX化するメリット
人為的ミスの減少
手作業での予約受付では、予約枠以上の予約申し込みや予約漏れ、顧客データの紛失などといった、人為的ミスが発生する可能性があります。予約システムを導入し、予約受付作業をDX化することで、これらのミスを減らすことが可能です。予約システムでは予約受付後、自動で顧客管理が行われるため、予約漏れや顧客データ紛失の可能性が極めて低くなります。
予約データのリアルタイム把握
予約システムを導入すると、予約状況をリアルタイムで予約サイトに反映できます。システムによってはキャンセル待ちも可能で、サービスを受けたい人の都合を考慮しつつ、予約枠を最大限に有効活用できます。人気イベントにおいてはキャンセル待ちは欠かせない機能であり、トークショー参加者にとっては少しでも自分にサービスが回ってくる可能性が高くなることで、参加者満足度の向上にもつながります。
参加者の利便性向上
予約システムが導入されているイベントでは、オンラインで24時間いつでも予約ができるため、参加者は自分の都合に合わせて予約を行うことができます。電話や対面での予約受付時間に縛られることなく、忙しいスケジュールの中でも手軽に予約を完了させることができます。また、参加者は予約の確認や変更、キャンセルをオンラインでかんたんに行うことができます。これにより、運営側はユーザーの予約変更にもスムーズに対応でき、ストレスフリーな体験を提供します。
これに加えて、予約システムはリマインダー機能を備えていることが多く、参加者に事前に通知を送ることで、当日キャンセルを防止します。
大学トークショーにおけるDX活用事例
各大学で行われるトークショーでは、チケットサイト「e+（イープラス）」や「LivePocket -Ticket-（ライブポケットチケット）」などが活用されています。これにより、トークショー参加希望者はオンラインでチケットを購入することが可能ですが、チケットサイトに新規会員登録あるいはログインする必要があるなど、チケット申し込み時に手間がかかります。
予約システムを導入することで、会員登録やログインをせずとも、必要な情報の入力のみでチケットの申し込みや購入ができるようになり、参加者の利便性が向上します。チケットサイトのシステム利用料なども必要ないため、金銭的負担も軽減できます。加えて、学生料金・一般料金の複数料金設定が可能であることや、学内と学外で周知する内容が異なる場合、学生のみ閲覧可能なサイトを作成できるなど、予約システムには多くの便利な機能が備わっています。
大学トークショー運営の効率化ならRESERVA
大学におけるトークショーの運営におすすめの予約システムであるRESERVA（レゼルバ）は、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。PC・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすく、サポート体制も整っているため、はじめての予約システムに最適です。また、ISO/IEC 27001やISO/IEC 27017を取得しており、SSLにも対応しているため、堅牢なセキュリティ対策が施されています。
また、RESERVAは、予約受付や顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、トークショーの運営に役立つ機能が豊富に備わっています。RESERVAの多言語設定機能は、日本語を含めた6か国語に対応しており、海外からの予約受付も自動化できます。また、オンラインカード決済は、予約者が予約と同時に支払いまで完了でき、トークショー当日はスムーズにチェックイン処理を行えるほか、運営側も決済にかかる手間が減り、業務効率化が期待できます。このように、大学でのトークショー運営を効率化するためには、RESERVAを導入することが効果的です。
大学トークショーの予約管理を快適にする予約システムRESERVAの詳細は、こちらからご覧ください。
トークショーに適したRESERVAの機能3選
RESERVAには、トークショー運営に適した機能がいくつもあります。ここでは、その中から3つを厳選して紹介します。
抽選機能
本機能を活用すると、抽選から当選通知までの流れをワンストップで完結できます。管理者側は抽選券の作成や発行の必要がなく、自動抽選では、設定した抽選日にシステムがランダムで当選／落選を割り当て、申込者に対して抽選結果をメールで自動配信することができます。抽選処理はランダムで行われるため、公正性の高い予約受付が実現します。
QRコード発行機能
RESERVAでは、予約者へ発行されたQRコードを開催者がスキャンすることで、当日の来場登録をかんたんに完了できるQRコード発行機能を搭載しています。
この機能を有効にすると、予約が確定した瞬間に予約者へQRコードが発行されます。トークショー当日、運営者がそのコードを読み込むと、予約者の情報がまとめられた管理画面ページにアクセスでき、本人確認も同時に行えます。当日の来場処理業務が効率化されるため、来場者数の多いトークショーに最適な機能です。
オンラインカード決済
オンラインカード決済を導入することで、運営側と参加者側双方にとってさまざまなメリットがあります。事前に決済が完了することで、予約に対する参加者のコミットメントが高まり、キャンセルリスクが大幅に軽減されたり、万が一キャンセルが発生しても、返金やキャンセルポリシーを適用してトラブルを最小限に抑えることができます。さらに、当日の会計手続きが不要になり、効率的な運営を行えるため、イベント体験の質を向上させることが可能です。
まとめ
本記事では、大学のトークショー予約における課題や、予約システムを導入することによるDX化のメリットなどについて解説しました。DXを活用することで、業務効率化やコスト削減、新たなイベント体験の創出など、さまざまなメリットにつなげられます。トークショーをはじめとするイベント運営を効率化したい、参加者体験を向上したいと考えている大学のイベント関係者の方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
RESERVA.acでは、大学のDX化に関する記事を今後も取り上げていきます。
