卒業の節目にDXを｜大学卒業式に予約システムを導入

大学の卒業式は、学生生活の締めくくりであり、学生、教員、そして関係者にとって忘れがたい瞬間です。しかし、この重要なイベントを実行する過程は、しばしば複雑で時間がかかるものです。ここでDX（デジタルトランスフォーメーション）が重要な役割を果たします。

近年、DXは教育界においても重要な話題となっています。特に、新型コロナウイルス感染症の影響でオンライン学習などデジタル技術の活用が加速したことで、教育機関におけるDX化の重要性が改めて浮き彫りになりました。

本記事では、大学がどのようにして卒業式をDX化し、どのような効果が得られたのかを事例を交えて詳述します。これらの事例は、これからDX化を考えている教育機関にとっての有益な参考となるでしょう。

DX化とは何か？

DX化は、IT技術を活用して業務プロセスを根本的に見直し、革新する取り組みのことを指します。これは単に新しいテクノロジーを導入するという表面的な変更のみを行うものではありません。組織全体の思考方法や業務の進め方、サービス提供のスタイルを改革することで、持続可能な変革を実現することを目指した取り組みです。

卒業式のDX化事例

工学院大学

参考サイト：工学院大学「2022年度学位授与式のご案内」

卒業式予約に使われている便利な予約システム：https://reserva.be/kogakuin_shikiten

工学院大学は、卒業式に予約システムRESERVAを導入しています。RESERVAを利用することで、学生の家族はいつでもどこでも卒業式の席を確保でき、大学は参加者の情報を一元管理し、リアルタイムで出席状況を把握できるようになりました。

紙の招待状や手書きリストの配布といった従来の煩雑な作業は不要となり、人為的なミスの確率を減らしながらも、環境への配慮も実現しています。このデジタル化は、特に大規模な卒業式の運営において重要な役割を果たします。この取り組みにより、計画性と正確性が向上し、結果として大学のブランド価値の向上にもつながります。学生とその家族にとっては、忘れられない卒業式体験を、無駄なストレスなく享受できるでしょう。

十文字学園女子大学

参考サイト：ジョイフル恵利 公式サイト

袴レンタルの展示会予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/983322754

十文字学園女子大学では、卒業式に着用する袴のレンタルを、大学生協を通じて民間企業のジョイフル恵利が行っています。ジョイフル恵利は学内で展示会を開催しており、予約システムRESERVAを利用して事前予約を受け付けています。

学生にとって、大学の卒業式で着用する袴を選ぶ際には、慎重な判断が求められます。そのため、学生がじっくりと選べるよう、予約システムの導入は非常に重要です。RESERVAを使用することで、学生たちは待ち時間なく、効率的に袴を選ぶことが可能となり、より充実した展示会体験が提供されます。

北海道科学大学

参考サイト：北海道科学大学HUSニュースアーカイブ「＃020［全国初］2021(令和3)年3月、3Dアバターを活用した卒業記念特別企画を実施」

参考サイト：北海道科学大学「3Dアバターを活用したHUSバーチャル卒業式が多くのメディアで紹介されました」

北海道科学大学では、2021(令和3)年3月に、学生と教員のリアルな3Dアバターを用いた卒業記念特別企画「HUSバーチャル卒業式」を実施しました。

新型コロナウイルス感染症拡大によって、密集する可能性がある学校行事の実施が懸念される中、株式会社VRCが所有する最先端3Dインフラ技術と独自バーチャルコーディネートソリューションの活用により、バーチャル卒業式が実現しました。バーチャル空間上で、「学位記授与」や「友人との記念撮影」などリアルな卒業体験をすることができます。

また、袴専門事業を行っている株式会社1が運営する袴専門店9NINE のデータ提供を受けて、大学は袴を3D化することに成功しました。これによりリアルな3Dアバターを利用したバーチャルコーディネートが実現しています。 この技術により、学生たちは実際に袴を着ているかのようなリアルな体験をバーチャル空間で楽しむことができます。異なる色やデザインの袴を試着し、実際に選ぶ感覚でコーディネートを楽しむことができるこの企画は、卒業式の準備の一環として、学生にとって大きな魅力となっています。

オンライン予約システムの導入

従来の卒業式の予約は、アナログなやり取りが中心となっており、多くの手間と時間を要していました。これを解決するためには、事例で挙げた工学院大学と十文字学園女子大学のように、予約システムの採用が欠かせません。システムを導入することで、学生や保護者がいつでもどこからでも予約できるようになり、大幅な利便性の向上が図られます。

卒業式の予約プロセスにおける課題

卒業式の予約プロセスは、従来紙ベースの手続きに依存していました。しかし、時間と労力を過度に消費し、ミスの発生や情報の混乱を招いています。参加者リストの作成、座席の割り当て、招待状の送付といった煩雑でミスが起きやすい作業は、データの損失や誤りを引き起こします。そして、結果として参加者の不満につながることがあります。

また、十文字学園女子大学の袴のレンタルのように、卒業式には前後の準備も重要になります。袴の予約では、従来個々の学生が直接レンタルショップを訪れるか、電話や紙ベースの方法で行う必要がありました。これは時間がかかるだけでなく、ピーク時には予約の混雑や袴の在庫不足が発生し、学生やその家族に不便をもたらす原因となっていました。

予約システム導入のメリット

この段落では、具体的に予約システムを導入することでもたらされるメリットを見ていきましょう。

安全なデータ管理とプライバシーの確保

予約システムは、参加者の個人情報を暗号化し、高度なセキュリティ対策が施されたデータベースに保存することで、機密情報の漏えいリスクを軽減します。また、プライバシー保護のための適切なアクセス制御を施し、不正アクセスやデータ改ざんから情報を守ることが可能です。このように、予約システムを通じて、学生とその家族の個人情報を安全に保ちながら、卒業式の運営を効率的に行うことができます。

事前準備の効率化

予約システムを導入することで適切な人員整理が可能です。来場者の予約受付、名簿作成による管理などといった事前準備の手間が削減されます。実際の来客数が予約システムでわかるため、無駄な設営準備などをすることがなく、当日も最小限の人員で運営することができます。

袴の予約においても、種類やサイズなどの詳細も事前に選択可能になります。これにより、学生は卒業式の重要な準備をスムーズに進めることができ、レンタルショップも予約状況を効率的に管理できるようになるため、手間が軽減されます。

大学の卒業式におすすめの予約システムRESERVA

卒業式は学生生活の最後を彩る記念すべき一日です。こういった機会を失敗に終わらせないためにも、卒業式の予約や参加はもちろん来場者の管理がよりスムーズでかんたんでなければいけません。

卒業式をはじめとした大学のイベントで多く利用されている予約システムとして、RESERVAが挙げられます。RESERVAは、利用者側も運営側もシンプルに操作ができ、わかりやすさに特化しています。そのうえ、機能が100種類を超えるほど豊富であり、卒業式の運営に欲しい機能も多数搭載されています。26万社が導入する業界最大級の利用数を誇っており、6つのプランから運営方針にあったものを選択できます。

予約システムは、24時間365日対応しているものが多く、参加しようと思った時点で予約できるため、機会損失が発生しないという大きなメリットがあります。

またRESERVAは、ISO27001/ISO27017という国際規格を取得しており、セキュリティが万全な予約システムです。ISOとは、スイスのジュネーブに本部を置く非政府機関「International Organization for Standardization」（国際標準化機構）の略称で、電気・電子および電気通信以外のあらゆる分野の国際規格の作成を行う国際標準化機関です。ISOが国際的な取引をスムーズにするため、製品やサービスに関して定めた国際的な基準をISO規格といいます。卒業式のように多くの個人情報を扱うイベントに最適の予約システムです。

卒業式の予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

卒業式のような学生たちにとっての特別な日をスムーズに進行させるためには、DXの導入が欠かせません。本記事では、実際に卒業式運営に予約システムを導入している事例を紹介しました。これらの事例から、予約システムの導入が効率化、最適化、そして満足度向上につながることがわかりました。デジタル化された予約プロセスは、全体的な運営を改善し、学生や教員、家族にとってもより良い卒業式を作りあげます。

RESERVA.acでは、大学のDX化に関する事例をこれからも取り上げていきます。