大学の学園祭は、課外活動として行われる学生主体の行事です。多くの場合、大学のキャンパス内で開催され、大学の事務局が公式に認可しているものが学園祭と呼ばれます。学園祭は、近隣住民や親子連れの来場者も多いため、大学の特徴や魅力をアピールする重要な場となります。
このような大学の学園祭は、出し物の準備だけでなく、企画からすべての工程で学生主体で行われることが多いため、学生に掛かる負担は大きいです。そこで本記事では、学園祭の運営に役立つDXについて具体的な活用事例を交えながら解説します。
DXとは
DXは、デジタル技術を活用して組織の運営やサービスを根本から変革する取り組みです。DXのプロセスでは、古い手法やシステムを見直し、最新のデジタル技術を活用して業務の効率化や利便性の向上を目指します。近年、DXはさまざまな業界で推進されており、教育機関においても講義や研究、運営など、多くの場面で活用されています。
大学におけるDX化
文部科学省（文科省）は、「大学教育のデジタライゼーション・イニシアティブ（Scheem-D）」や「デジタルを活用した大学・高専教育高度化プラン」などのDX推進プロジェクトを遂行しており、多くの大学がデジタル化を進めています。DX化の取り組みは、大学や学内の施設ごとに違い、AIによる授業選択の提案や関連する講義・ワークショップのオンライン開催など、多種多様です。DX化を推進して学内環境を整備することで、教育の質の向上につなげられます。
学園祭でDXを活用するメリット
ここでは、学園祭でDXを活用するメリットについて解説します。
業務効率化とコスト削減
学園祭にDXを活用することにより、業務効率化とコスト削減が期待できます。具体的な例としては、物理的な会場設営や運営にかかる費用の削減、デジタルツールによる管理の自動化、そしてリソースの最適化が挙げられます。デジタルチケットシステムの導入により、発券や入場管理が大幅に簡略化され、運営の手間が減少する一方で、セキュリティの強化にも効果的です。これらのDX化による改善は、直接的な費用削減だけでなくスタッフの業務負担軽減にもつながり、より効率的なイベント運営が可能になります。
新たなイベント体験の創出
デジタル技術の進化は、リアルなイベント体験に新たな価値をもたらします。バーチャルリアリティ（VR）、拡張現実（AR）などの技術を用いることで、参加者にまったく新しい形の体験を提供できるようになります。例えば、VRを使用した公演では、参加者が自宅にいながらにして、実際の会場にいるかのような臨場感を味わうことが可能です。これらの技術は、従来のイベントの枠を超えた、記憶に残る体験を創出し、学園祭での出し物の質を高められます。
マーケティングの強化
配信ツールやイベント管理ツールを活用して学園祭をデジタル化することにより、ユーザーの行動ログや視聴ログ、興味を持っているコンテンツなどの情報を取得できます。こうした詳細なデータを分析することで、次回の学園祭の企画立案や、今後のアプローチの方法の検討につなげられます。
学園祭のDX化を進める際の手順
ここでは学園祭のDX化を進める手順を具体的に紹介します。
①目的の明確化
まず最初に、DXの目的を明確化します。学園祭の運営者や教職員、学生のそれぞれの視点が必要なため、アンケート調査やインタビュー調査などによる情報収集が大切です。
その上で、学園祭にかかるコストの削減や出し物の質の向上、運営スタッフの負担低減をDXの目的として掲げることで、DXを推進していく基盤となります。また、DX化の取り組みについて教職員や学生に情報発信し、目的意識を大学全体で共有することも重要です。
②具体的なDX施策の考案
DXの目的が明らかになったら、具体的なDX施策を考案します。目的によって導入すべきデジタル技術は異なり、それぞれ運用方法も違うため、判別が困難です。他の大学を参考にすることで、具体的なDX施策の考案につなげられます。
DXに活用できるリソースは限られているため、実施する施策を選ぶ際には、導入に必要な時間や費用も加味することが大切です。
③DX推進体制の構築と組織化
推進するDX施策に応じて適切な体制を構築するのが次のステップです。DX化の体制整備ができていない場合は、システム管理やデータベース管理などを担当する人材採用から始める必要があります。外部委託によって推進体制を構築することも可能なため、状況に応じて円滑に進められる方法を選びます。DX施策の進捗管理や評価機能も含めて、組織化して合理的に推進できるようにすることが大切です。
④計画の策定・DXの推進
DX推進体制が整ったら計画を立てて取り組みを開始します。予算を策定して、いつ何をスタートさせるのかを計画し、滞りなくDX化を進めることが大切です。
DXによって得られた効果は定期的に確認して評価し、課題点を洗い出して新たに施策に取り入れていきます。計画の変更があり得ることも加味して、柔軟に対応できるようにDX計画を策定するのが重要です。
学園祭におけるDX活用事例
大正大学
参考：大正大学 公式サイト
大正大学は、インターネット上のバーチャル空間で全国の高校生が大学とコミュニケーションが取れる「大正大学バーチャルキャンパス（8号館）」を2021年7月に開設しました。同年に行われた鴨大祭では、VR空間を利用したオープニング前セレモニーとして「鴨台祭×大正大学バーチャルキャンパス 七転八起！？鴨台祭クイズ！」が開催されました。鴨台祭の魅力を知り尽くす鴨台祭実行委員が出題するクイズに、全国どこからでも参加が可能であり、チャット機能を使って鴨台祭の実行委員とコミュニケーションをとることもできます。
近畿大学
参考：近畿大学 公式サイト
近畿大学東大阪キャンパスで開催される「生駒祭」は、毎年来場者が5万人を超える西日本最大級の大学祭です。2019年に東大阪キャンパスで開催された「第71回生駒祭」では、学生が出店する全屋台にコード決済が導入されました。これにより、キャッシュレス教育を通じた在学生の情報リテラシーの向上と、地域のキャッシュレス普及を推進しています。
学園祭の予約受付にはRESERVA
はじめてDXを導入する人も、DX導入経験のある人にも、おすすめできる予約システムとして、RESERVA（レゼルバ）を紹介します。
RESERVAは、28万社以上が利用する業界トップクラスの予約管理システムです。350以上の業種に対応しており、国公立大学、私立大学などでも数多く導入されています。この予約システムは、サービス提供（スタッフあり・なし）、施設、宿泊施設、スクール・アクティビティ、イベント・セミナーといった6つの予約タイプに対応しているため、大学のあらゆる場面に最適な形で利用可能です。
予約システムの導入におすすめのRESERVAの詳細はこちらをご覧ください。
学園祭に適したRESERVAの機能
RESERVAは、学園祭の運営に役立つ機能を多く搭載しています。
団体予約機能
団体予約機能は、1人の予約者が一度で複数人数分の予約ができる機能です。
代表者がまとめて同行者分の予約をすることで、家族連れや友人と一緒に行きたい人の予約時の負担を減らします。運営側は、より効率的に予約人数を獲得することができます。また、最大予約人数の上限も設定が可能なので、想定以上の人数から予約を受ける事態も防げます。
QRコード発行機能
RESERVAでは、予約者へ発行されたQRコードを開催者がスキャンすることで、当日の来場登録をかんたんに完了できるQRコード発行機能を搭載しています。
この機能を有効にすると、予約が確定した瞬間に予約者へQRコードが発行されます。学園祭当日、運営者がそのコードを読み込むと、予約者の情報がまとめられた管理画面ページにアクセスでき、本人確認も同時に行えます。当日の来場処理業務が効率化されるため、来場者数の多い学園祭に最適な機能です。
顧客満足度調査（NPS®）
RESERVAで利用できる「顧客満足度調査（NPS®）」は、提供するサービスや商品に対する利用者の満足度を図る指標です。
学園祭終了後、運営者が提示した質問に対し、来場者に11段階で評価をしてもらいます。集計した評価を批判者・中立者・推奨者の3段階に分けた上で、批判者と推奨者の割合をもとに、最終的なスコアが提示されます。中立者の割合もNPS®のグラフに反映されるため、これらをもとに、学園祭の改善や今後の施策に役立てることができます。
まとめ
今回は、学園祭の運営に役立つDXについて具体的な活用事例を交えながら解説しました。DXを学園祭の運営に活用することで、業務効率化やコスト削減、新たなイベント体験の創出、マーケティングの強化につなげられます。
RESERVA.acでは、大学のDX化に関する記事を今後も取り上げていきます。