大学の公開講座とは、学外に向けた講義のことを指します。文部科学省によると、令和5年度における公開講座の開講総数は21,501講座であり、計906,725人が受講しました。大学の公開講座には、あらゆる属性の人々が参加するため、受講者管理は手間のかかるものになります。そこでおすすめなのが、予約システムの導入です。予約システムで予約サイトを作れば、誰でもかんたんに参加登録ができ、受講者の利便性が向上すると同時に、大学側の予約管理も効率化できます。
本記事では、大学の公開講座運営時における課題や予約システムを導入するメリット、おすすめの予約システムなどについてわかりやすく解説します。
大学の公開講座とは
大学の公開講座は、その大学に所属する学生ではなく、社会人をはじめとする一般の人々に向けて行われる講座です。費用は講座ごとに異なり、無料のものから数千円、あるいは数万円かかることが一般的です。修了証や単位認定が付く講座もあれば、学習の成果を測る成績評価がない講座もあります。
公開講座では、大学の教員や各分野の専門家が講師を務め、学問的なものから実用的なテーマまで、幅広い講座が用意されています。そのため、大学の研究機関としての側面を学外にアピールする目的もありますが、地域社会の知の拠点でもあり、交流の場でもあります。
文部科学省が2023年に行った「大学における教育内容等の改革状況について（令和5年度）」という調査では、国公私立合わせて792大学のうち、「公開講座を実施している」と回答したのは678大学（約86％）でした。このことから、多くの大学で公開講座が実施されており、あらゆる人に公開講座へアクセスする機会が提供されていることがうかがえます。
公開講座運営時における課題
予約管理が煩雑
公開講座には、学外の人が参加します。そのため、学生のように学籍番号での管理ができないだけでなく、複数の予約対応や学内の案内などさまざまな業務が発生し、運営が煩雑になりがちです。。例えば、予約受付を電話で行う場合、管理者は予約ごとに対応する必要があり、大きな負担がかかります。また、予約サイトや大学ホームページ、電話、メールなど複数の媒体から予約を受け付ける際は、これらの予約を集約し、日程調整を行う手間が発生します。
キャンセル対応
こうした講座では、急なキャンセルの発生は避けられません。手動で管理している場合、キャンセルの連絡を受け取り、キャンセル処理をするほか、空き枠ができたことをホームページに掲載したり、キャンセル待ちをしている人に連絡したりといった手間がかかります。
個人情報の適切な管理
大学の公開講座における受講者の個人情報は膨大な量であるため、Excelや紙での管理は手間がかかります。また、受講者に関する情報を大学事務や教員がいつでも見られる場合、情報漏洩のリスクが高まり、大学の信用問題に直結します。効率的な予約管理を実現するだけではなく、安全な管理体制を整えることが求められます。
予約システムを導入するメリット
予約受付業務を自動化
手動で各種媒体からの予約の集約や日程調整を行う場合、聞き間違いや書き間違いが起こる可能性があるだけでなく、予約受付から受講者管理、受講費決済など、多くの業務が発生します。予約システムを導入することにより、そうしたあらゆる業務を自動化でき、また人為的なミスも防げるため、運営効率が飛躍的に向上します。
リマインドメール機能やキャンセル機能で運営を効率化
予約リマインドメール機能を利用することで、予約者に確認メールを送付することができ、予約忘れを防止できます。さらに、予約システムのキャンセル機能を活用することで、講座受講者はいつでもどこでもオンライン上で予約のキャンセルが可能となります。これらの機能により、無断キャンセルを防ぎ、キャンセルによって空いた枠を有効活用できるため、運営効率の向上が可能です。
オンラインでの事前決済で徴収漏れを防止
参加費がかかる講座の場合、事前にオンラインで支払いを済ませておくことで、当日の運営をスムーズに行えるようになります。これにより、急なキャンセル発生によるキャンセル料の徴収のほか、現地での現金のやり取りをなくせるため、効率的かつ安全に講座を開講できます。
受講者の利便性向上
予約システムが導入されている公開講座では、オンラインで24時間365日いつでも予約ができるため、受講者は自分の都合に合わせて予約を行うことができます。電話や対面での予約受付時間に縛られることなく、忙しいスケジュールの中でも手軽に予約を完了させることができるため、ストレスフリーです。
大学公開講座の予約受付ならRESERVA
さきほど挙げたメリットを享受できる予約システムとして挙げられるのが、RESERVA（レゼルバ）です。RESERVAは、350種類以上の業態で導入実績があるとともに、100種類以上の機能が搭載されているため、大学の公開講座のように幅広い講座を提供する事業でも、柔軟な予約管理ができるサイトを構築できます。
大学の予算は限られていることから、開講コストを最小限にすることが望ましいです。そのため、0円から利用できるRESERVAで予約管理業務を効率化することで、職員の業務効率化だけでなく、コスト削減が実現します。また、RESERVAでは6つの料金プランが用意されているため、まずはフリープランから導入し、講座の規模に合わせてプランを変更していくことも可能です。
まとめ
本記事では、大学の公開講座の概要や運営における課題、予約システムを導入するメリットなどについて解説しました。
公開講座には、年齢や性別に関わらず多くの人が参加するため、運営には予約管理の煩雑さや個人情報の適切な管理など、課題が潜んでいます。こうした課題を解決し、運営を効率化しながら高品質な講座を提供するために、予約管理システムの導入は非常に効果的なアプローチとなります。
公開講座の運営を効率化し、受講者に最適な環境を提供したいと考えている大学関係者のみなさまは、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
