イベント

進化する大学主催のイベントのかたち、運営成功のカギはスマート化

大学関連のイベントには、学園祭・文化祭、オープンキャンパス、オリエンテーション、セミナー・講演会などがあり、多岐にわたって開催されます。運営における課題の1つとして挙げられるのが、膨大な来場者・参加者情報の管理です。イベントの内容によっては学内だけでなく学外からも人が訪れ、何千人規模の開催となる例は少なくありません。その際、例えば来場・出席の申込みを手動で行い、万が一そこに不備があったり、受付名簿に漏れが発覚したりすると、来場者からのクレームに繋がります。そうなると大学の印象が悪くなるほか、学生のイベント運営・開催に向けた意欲も低下してしまい、悪循環に陥る可能性があります。

そのような課題を少しでも解消したいという動きと、 大学におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）化の波が押し寄せてきたことで、近年はイベント開催時において、ICTを活用した運営業務の効率化が推し進められています。かつてのイベントはオフライン開催が主流でしたが、 新型コロナウイルスの感染症拡大の影響もあり、オープンキャンパスをオンライン開催へと切り替えたり、セミナーをライブストリーミングで実施したりするなど、その方法は多様化しています。同時に、学生だけでなく教職員も時代の変化への対応を余儀なくされており、早急にデジタル化やIT化に関するスキルの向上が必要になっています。

ICTの活用で変わる、 未来のキャンパスへの第一歩

大学イベントのDX化の第一歩として、いくつもの教育機関で成功事例として挙げられているのが予約管理システムの導入です。大学で開催される各種イベントは、職員が関わりつつも、大学生が主な運営者となるケースが多くあります。しかし、大学生は社会人経験が浅いため、イベント運営の広く深いノウハウを身に付けていない人がほとんどです。そこで予約管理システムを導入するだけでも、まずは来場者・参加者の名簿管理が容易になり、入場業務をスムーズに行えます。また、入場者数の制限などで発生する急な対応も心配する必要がなくなります。運営業務を円滑に進められるIT化環境を構築することで、学生にとってもDX化、スマート化の良い実務経験を積めるほか、最先端技術を駆使した先進的な大学として、来場者のイメージアップにも繋がります。

240以上の大学で利用されているクラウド型予約システム「RESERVA.ac」の場合、システム操作が苦手な学生や教職員でもかんたんに設定管理できることで好評を得ています。入場者数の予約数の制限や、残りの予約枠数を一目でわかるようにする残席表示の方法など、多くの機能が直感的な操作だけで設定できます。加えて、行政機関の基準に即した高度なセキュリティ体制も備えており、外部からの攻撃による情報漏洩の防止にも貢献します。充実した楽しいキャンパスライフを送れる大学へと改革するためにも、まずはSaaSシステムの導入から検討し、スマート化、IT化への一歩を踏み出すことが必要不可欠です。