大学のスポーツ施設は、学生にとってはスポーツ活動や学びの場であるとともに、近隣住民にとっても健康増進やコミュニティ形成に役立つ、地域における基盤的な施設です。しかし、予約に関するトラブルや非効率的な運営など、複数の課題が発生しているのが現状です。そこで注目されているのが、クラウド型予約システムのRESERVA（レゼルバ）です。予約システムを導入することにより、セキュリティを担保しつつ顧客満足度を向上させ、運営業務全体を大幅に効率化します。本記事では、大学のスポーツ施設運営における課題解決のためのよくある質問とその回答を整理し、予約システムRESERVAの効果的な活用法を提示します。
大学のスポーツ施設に予約システムを導入するにあたっての基本的なQ＆A
予約システムを導入するにあたっては、操作性や料金体系、安全性といったポイントを慎重に確認することが大切です。そこで本章では、初めて導入する際によくある疑問を取りあげながら、それぞれの確認ポイントについてわかりやすく解説します。
Q1．大学のスポーツ施設に予約システムを導入するメリットは何ですか？
Answer：予約受付をはじめとして、さまざまな業務の効率化を実現します。
予約システムを導入することにより、24時間365日予約を自動で受け付けられるようになるため、職員の負担を大幅に減らすことが可能です。また、予約の取りこぼしも防ぎ、利用者は時間・場所に縛られず任意のタイミングで予約ができることで、満足度向上にもつながります。さらに、予約受付に限らず、施設利用の効率化にも貢献するため、幅広い面で効果を発揮します。
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Q2．予約システムを初めて使うため、操作が不安です。
Answer：予約システムRESERVAであれば、操作性がシンプルであるため、初めての方でも問題なく使っていくことができます。
予約システムを初めて使用する際は、迷わず操作していけるのか不安ですよね。しかし、RESERVAは現在35万社以上の企業、300以上の大学に導入された実績があり、シンプルでわかりやすい操作性が管理側と利用者側双方から高い評価を受けているため、安心して利用可能です。
また、メールでの問い合わせサービスを受け付けているため、操作途中での疑問を確実に解消することができます。上位プランでは、電話での問い合わせにも対応しており、さらにきめ細かなサービスを受けることが可能です。
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Q3．実際に導入するまでにどれくらいの期間が必要ですか？
Answer：予約システムRESERVAであれば、最短3分ほどで導入可能です。
予約システムの中には、導入までに数日や長い場合は数ヶ月要するものもあり、導入にかかる期間は気になる点のひとつですよね。しかし、RESERVAであれば、複雑な設定は一切なくシンプルな操作性のため、導入開始から予約サイト開設まで即座に完了できます。このように、利用開始までのスケジュールを考えるといった余計な手間が必要なく、即座に導入することが可能です。そのため、業務改善を速やかに実現できます。
Q4．セキュリティ面が心配なのですが、どのような対策をしていますか？
Answer：RESERVAはセキュリティ対策が万全であり、さまざまな取り組みを行っています。
RESERVAは、情報セキュリティ対策に非常に注力している予約システムです。具体的な対策として、全従業員を対象とした情報セキュリティ教育の実施や大手企業・官公庁にも採用されている世界的に信頼性の高いデータセンターの利用、SSLにより暗号化した通信などが挙げられます。また、サーバーに対するアクセスを常に高度な水準で監視しており、不正と判断されるものに関しては遮断するように設定しています。
さらに、RESERVAはクラウド型SaaS予約システムとしては、国内で最も早い時期にISO/IEC 27017（クラウドサービスセキュリティ）の認証を取得している実績があり、常に高い意識を持って大切な個人情報を保護するためにセキュリティ対策を行っていると言えます。
・RESERVAのセキュリティ対策への取り組みはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
利用者満足度向上のためのQ＆A
大学のスポーツ施設運営において、利用者満足度を向上させていくことは欠かせません。本章では、RESERVAの利用者がより快適に施設を使っていけるような機能について解説します。
Q5．施設の空き状況をわかりやすく表示できませんか？
Answer：RESERVAであれば、空き状況一覧機能により可能です。
RESERVAの空き状況一覧表示機能を活用することにより、予約サイトのトップ画面に「空き状況」ボタンを設定することができます。このボタンをクリックすることで、すべてのメニューの空き状況を一画面で確認することが可能です。その結果、1つひとつのメニューを開いて空き状況を確認する手間を省けるため、利用者の満足度を大幅に向上させることにつながります。
・RESERVAの空き状況表示機能についてはこちら：空き状況一覧バナーから、空室確認をかんたんに！【RESERVA機能紹介】
Q6．予約者自身で利用時間の延長を行えるようにしたいです。
Answer：RESERVAの利用時間延長機能を活用しましょう。
大学のスポーツ施設運営において、利用延長希望の度に対応することは職員の負担に直結します。しかしRESERVAには、利用時間延長機能が備わっており、予約者は自身で利用時間を延長することが可能です。この機能により、延長時間を含めた利用金額が表示されるため、利用者は合計金額を把握し、安心して継続利用できます。これにより、利用者満足度向上と効率的な施設稼働を実現できます。
・RESERVAの利用時間延長機能についてはこちら：施設の利用時間延長機能を活用して、予約者自身で延長できるようにしよう！【RESERVA機能紹介】
大学のスポーツ施設運営におけるトラブル防止のためのQ＆A
施設運営におけるトラブルを起こさないためには、事前の予防策が重要です。本章では、RESERVAの機能を活用したトラブル防止法を解説します。
Q7．無断キャンセルを減らす方法は何かありませんか？
Answer：RESERVAの予約リマインドメール機能を活用しましょう。
無断キャンセルや当日のキャンセルは、施設の稼働率低下につながり、運営側や他の利用者にとって多大な損害を被る行為です。しかし、RESERVAの予約リマインドメール機能を活用することにより、予約日前日をはじめとした任意のタイミングで利用者にリマインドメールを送ることができます。その結果、うっかり忘れを未然に防止することが可能です。
また、予約キャンセル機能を併用することにより、事前決済機能を導入している場合において、予約者がキャンセルを行った際にキャンセル料を発生させることができます。このように、予約リマインドメール機能および予約キャンセル機能は、安易なキャンセルを防止することで、効率的な稼働を支援する仕組みと言えます。
・RESERVAの予約リマインドメール機能についてはこちら：予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
・RESERVAの予約キャンセル機能についてはこちら：キャンセル機能の活用方法を解説【RESERVA機能紹介】
Q8．定員を超える予約があった場合、抽選制にすることは可能ですか？
Answer：RESERVAの抽選制予約機能を使うことで可能です。
大学のスポーツ施設は、学生であれば無料で、近隣住民であっても比較的安価な料金で利用できる場合が多く、予約枠を超える申し込みがされることも少なくありません。しかし、運営者が公平な抽選システムを用意することは、手間がかかり困難と言えます。そこでRESERVAの抽選制予約機能を活用することにより、自動で公平な抽選予約を実施できます。抽選の受付から抽選処理、決済まですべてを自動で完結させることができ、申し込み者に対して抽選結果を自動配信することが可能です。これにより、職員の負担を大幅に削減すると同時に公平な予約を実現できるため、大学の信頼性を高めることに貢献します。
・RESERVAの抽選制予約機能についてはこちら：施設の予約に自動抽選機能を活用して、抽選申込から当選通知までワンストップで完結させよう！【RESERVA機能紹介】
Q9．最低利用時間を設定できませんか？
Answer：RESERVAの最低・最大利用時間機能を活用しましょう。
RESERVAの最低・最大利用時間機能を活用することにより、予約メニューにおいて最低利用時間や最大利用時間、固定利用時間を設定することが可能になります。また、設定はメニューごとに行うことができるため、例えば「2～10日」といったように日単位の予約においても、利用時間の最大・最低を決めることが可能です。この機能により、極端に短時間あるいは長時間の予約を受け付け不可にできるため、効率的な施設運営を実現できます。
・RESERVAの最低・最大利用時間機能についてはこちら：施設の利用可能時間を詳細に設定しよう【RESERVA機能紹介】
大学のスポーツ施設運営の利便性向上のためのQ＆A
大学のスポーツ施設運営の利便性向上のためには、システムを使った効率化が有効です。本章では、RESERVAを活用した事前決済や無人化運営などについて解説します。
Q10．予約時点で事前決済を受け付けることはできますか？
Answer：RESERVAであれば、オンラインカード決済機能により可能です。
RESERVAには、オンラインカード決済機能が備わっており、予約時にクレジットカードで支払いを完了させることが可能です。これにより、予約者は事前に決済を完了させることが可能となり、職員は当日の会計対応を行う必要がなくなります。その結果、利用者の利便性向上と運営コスト削減を実現します。また、顧客決済状況の管理も可能なため、確実に利用料金を回収することができます。
・RESERVAのオンラインカード決済機能についてはこちら：オンラインカード決済機能でお会計を効率化しよう！【RESERVA機能紹介】
Q11．施設のスペースを区切って利用してもらえるようにしたいです。
Answer：RESERVAの区画予約機能を活用しましょう。
大学のスポーツ施設は面積が広い場合も多く、より多くの人に利用してもらうためには、スペースを分割する方法が有効です。RESERVAには区画予約機能が搭載されており、ひとつの施設や部屋をいくつかの区画に分けて登録できます。これにより、部屋全体だけでなく一部の区画においての予約受付が可能になります。その結果、「体育館を半分に区切っての利用」や「プールのレーンごとの利用」といった予約が実現できます。このように、効率的な施設スペースの活用を促進する上で効果的な機能と言えます。
・RESERVAの区画予約機能についてはこちら：施設・部屋の区画ごとに予約受付ができる！（施設タイプ）【RESERVA機能紹介】
Q12．無人化運営にしたいのですが、何かいい方法はありませんか？
Answer：RESERVAのスマートロック連携機能を活用しましょう。
RESERVAには、導入社数No.1スマートロックのAkerunとの連携機能が備わっており、予約完了と同時に自動で電子錠が予約者に送信されます。予約者は、当日Akerunが設置された入口から電子鍵を使用することで入室できます。このように、従来の鍵の受け渡しが必要なく、予約から来場処理まですべて自動化できるため、安全性を担保した上で施設の無人化運営を実現可能です。また、無人化運営を進めることで人件費削減につながるため、スポーツ施設運営業務の効率化にも有効な機能です。
・RESERVAのAkerunとの連携機能はこちら：キーレスで予約施設への入退室をスマート化！スマートロック「Akerun」との連携機能をリリース
大学のスポーツ施設運営の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった大学職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、大学のスポーツ施設運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、学生は24時間いつでも申し込みでき、大学側は開室時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、「予約システムを導入するにあたっての基本的な疑問」「効果的な予約システムの活用法」など、大学のスポーツ施設の運営者が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、予約リマインドメール機能や区画予約機能、スマートロック連携機能など、RESERVAには大学のスポーツ施設の運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、予算に不安がある、システムに精通したメンバーが少ないという運営者にもおすすめです。
大学のスポーツ施設の運営に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
