学生対応や施設管理に追われ、日々の業務に負担を感じていませんか？
近年はDX（デジタルトランスフォーメーション）の波が押し寄せており、多様な業界・業種で業務の効率化が図られています。大学も例外ではなく、学生生活のサポートをはじめとして、職員の業務全般を効率化することが期待されています。
そこで、本記事では大学運営においてよくある疑問をQ＆A形式で解説します。デジタル化の方法がわからない場合、人手不足で業務負担が大きいケースなど、大学職員のよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
デジタル化ってどうやればいいの？大学職員のお悩みQ&A
Q1．大学でデジタル化を進めるなら、何からはじめるのがいいですか？
Answer：無料ではじめられる予約システムを導入してみましょう！
大学におけるニーズの多様化が進む中、職員の方々の業務内容は大きく変化し、業務量も増えて大変ですよね。大学では、RPA（アールピーエー）の技術が取り入れられるなどさまざまな形でDX化が進んでいますが、どのような大学でも導入しやすいのが「予約システム」です。
RPA（アールピーエー）とは？
RPA（Robotic Process Automation）とは、従来人間がコンピュータ上で行う定型業務を自動化する技術です。今まで長時間かけて手入力で行っていた仕事をロボットが記憶し、人間に代わって実行します。このことから、RPAはデジタルレイバー（仮想知的労働者）とも表現されています。
ユーザーインターフェースの操作を認識する技術とワークフロー実行を利用して、表計算ソフト、メールソフト、ERP（Enterprise Resources Planning：企業資源計画）などの複数のアプリケーションを使用する業務プロセスを自動化できます。
予約システムはスマートフォンやパソコンがあればかんたんに開設でき、初期費用だけでなく、月額費用無料で使える場合もあるため、コストの心配もそれほど必要ありません。また、システムと聞くと操作が難しそうな印象を受けますが、使いやすい予約システムが増えているため、システムに苦手意識がある職員でもかんたんに利用できます。
Q2．紙の資料が多く、情報を探すのに時間がかかります。解決策を教えてください。
Answer：予約システムがあれば、情報の管理がしやすくなります！
予約システムは情報を一元管理でき、さらに情報の検索機能が備わっていることが多いため、必要な情報をすぐに見つけられます。また、紙で管理している情報を手動でシステムに登録することも可能なため、情報の移行も問題なく行えます。
さらに、予約システムは予約情報を自動的に蓄積し安全に管理できるため、紙の情報管理で起きがちな記入ミスや書類の紛失が発生しにくくなります。サイバー攻撃やハッキングのリスクが高まる中、紛失の心配がなく、情報を安全に管理できる予約システムを導入することをおすすめします。
・ペーパーレス化についてはこちら：紙からデジタルへ｜大学運営を支えるペーパーレス化と予約システムの活用
Q3．予約システムって、人手不足の問題を解消してくれるんですか？
Answer：はい。予約システムを使えば予約管理業務が楽になり、業務効率化が進むため、学生課の省人化が可能です。
あらゆる業界で人手不足が叫ばれる中、大学も人員不足で不安を抱えているでしょう。そのような不安を解消し、大学運営の省人化を実現するのが予約システムです。予約システムは自動で予約を受け付けるため、予約管理業務にかかる人員を削減できます。
さらに、予約システムRESEREVAには、日々の大学運営を効率化する機能が119も搭載されています。たとえば、「閲覧・予約制限」の機能を使えば、学外や他学部の学生から誤った予約を受け付けることを自動で防ぐとともに、予約の変更作業をしなくてよいため、少ない人数での予約管理業務が可能になります。
・大学運営におすすめの機能はこちら：【大学職員必見！】RESERVA予約サイトで絶対に使うべき機能5選
予約システムの導入を進める大学職員のためのQ&A
Q4．予約システムって、大学でどうやって使えるんですか？
Answer：予約システムは、面談や実験室、オープンキャンパスの予約のほか、大学施設の予約などに使えます！
たとえば、予約システムでオープンキャンパスの予約を受け付ける場合、学部別で「学科説明・入試対策」や「個別相談」のメニューを作ることが可能です。また、オープンキャンパスでは数多くの受験生から問い合わせや相談がきますが、予約システムは問い合わせも自動で受け付けるため、大学職員の問い合わせ対応にかかる負担も軽減できます。
Q5．どの予約システムがおすすめですか？
Answer：RESERVAは機能が豊富で誰でも使いやすいシステムのため、初めて予約システムを導入する大学におすすめです。
予約システムの種類が多すぎて、どれを選べばいいのかわかりませんよね。大学運営の要となる予約システムの選定は、慎重に行う必要があります。
RESERVAは、累計30万社以上、350業種以上に導入されている予約システムで、ほかの予約システムに比べて圧倒的に信頼されています。また、RESERVAは「直感的に操作しやすい」という声が多く、誰でもかんたんに操作できるため、安心して導入可能です。
Q6．外国からの留学生でも使いやすい予約システムを教えてください。
Answer：RESERVAの多言語表示機能を使えば、留学生にとって利便性が高い予約サイトを作れます！
海外から日本に留学してきた学生にとって、高すぎる言語の壁は学生生活を送るうえで非常に大きなストレスになります。そのため、留学生が言語の壁で不利益を被らないための対策が大学に求められます。
RESERVAなら、日本語を含めた6つの言語で予約サイトの画面を表示できるため、留学生も日本人の学生と同じような感覚で予約サイトから予約することが可能になります。これによって、留学生の利便性が向上するだけでなく、留学生からの間違った予約が入りにくくなるため、職員の負担も軽減されます。
予約システムを効果的に使いたい大学職員のためのQ&A
Q7．予約システムってどのくらいお金がかかるんですか？
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 4,950円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
Answer：RESERVAは永年無料で使えるフリープランがあり、さらに6つの料金プランを展開しています。
大学運営には多額の費用がかかるため、お金がかかりそうな予約システムの導入に踏み切れない大学が多いです。しかし、RESERVAにはずっと無料で使えるフリープランがあります。フリープランを使う中で、もっと機能を使いたい、予約可能件数を増やしたいという場合は、途中でプランを変更することも可能です！
また、有料プランでも初期費用はかからないため、費用の心配を抱える大学職員の方でも安心して導入できます。
Q8．ほかの職員にも予約管理業務をしてもらうことになったのですが、どうやってやればいいですか？
Answer：RESERVAの管理者権限設定機能なら、予約管理業務をかんたんに分散できます！
大学には膨大な業務が存在しているため、業務を分担して処理することが重要です。そこで、RESERVAの管理者権限設定機能を使えば、予約管理業務を職員間で分散して行うことが可能になります。
管理者権限設定では、予約サイトのオーナー以外にサブ管理者を登録できるだけでなく、サブ管理者の権限レベルも設定できます。たとえば、各課のリーダーを「管理者」として設定し、職員を「メンバー」として設定すれば、オーナーやリーダーだけが顧客管理などの重要な操作を行えるようにし、メンバーは予約管理だけを受け付けられるようにすることが可能です。
Q9．大学の施設を無人運営できるって本当ですか？
Answer：RESERVAのスマートロック連携機能を使えば、大学施設の無人運営が可能です！
学生が大学の施設を利用する際、予約の受付から施設の鍵の受け渡しなど、煩雑な作業がたくさんあります。施設の鍵は紛失のリスクが高く、常に安全な場所で保管する必要があるため、無人運営は難しいでしょう。
しかし、RESERVAのスマートロック連携の機能を使えば、学生は施設の予約時に発行された電子カギで施設の解錠・施錠が可能になるため、大学施設の無人運営が実現します。さらに、鍵の管理や受け渡しの必要がないため、職員の業務負担が軽減されます。
・無人運営のガイドはこちら：
【無人化運営完全ガイド】予約システム×スマートロック連携で、貸し会議室の無人化運営を叶える！
【無人化運営完全ガイド】予約システム×スマートロック連携で、コワーキングスペースの無人化運営を叶える！
大学職員のよくあるお悩みQ&A
Q10．一部の学生だけが予約できるメニューを作りたいのですが、できますか？
Answer：RESERVAの会員機能や閲覧・予約制限の機能を使えば、限られた学生だけが特定のメニューを予約できるように設定できます！
「特定の学生だけが予約できるメニューを作りたいけど、どうやってやればいいのかわからない…」というお悩みを抱える大学職員の方も多いのではないでしょうか。RESERVAには、そのお悩みを解決する会員機能という便利な機能があります！
会員機能によって、独自会員だけが予約や閲覧可能なメニューを作成したり、閲覧・予約制限機能で一つひとつのメニューにパスワードを設定し、メニューを予約不可にしたりすることができます。たとえば、これらの機能を使って薬学部の学生だけが閲覧できるメニューを作成することで、他学部の学生から誤った予約が入らなくなります。これにより、職員は予約の変更に対応する手間をなくすことが可能です。
Q11．キャリア相談や面談の無断キャンセルをどうにかできませんか？
Answer：RESEREVAのリマインドメール機能で学生に予約の存在を思い出してもらいましょう！
キャンセルが発生すると、貴重な予約枠が無駄になるだけでなく、職員も残念な気持ちになりますよね。一方で、学生は授業や部活動で忙しく、ついうっかり予約を忘れてしまうこともあります。そこで、無断キャンセルを未然に防ぐ方法として、RESERVAの予約リマインドメール機能を使うことをおすすめします。
リマインドメール機能を設定すれば、予約日時が迫ると学生に予約の再確認メールを自動で送ることが可能になります。また、学生はメールで通知を受け取ることで、忘れかけていた予約を思い出すことができるため、予約当日に無断キャンセルをする可能性が低くなります。
ほかにも、ブラックリスト機能を使えば、無断キャンセルを繰り返す学生に対して、一定期間予約ができないようにすることが可能です。
Q12．カウンセリングや面談に役立つ機能ってありますか？
Answer：RESERVAの予約時アンケート機能やカルテ機能を使えば、事前準備が楽になるとともに、面談やカウンセリングの質向上が期待できます！
大学職員は、履修やキャリアの相談、カウンセリングなど、学生からの悩み相談に乗る機会が多いです。相談内容は多岐に渡るため、より親身なサポートをするためには、事前準備が重要です。
RESERVAの予約時アンケート機能は、学生からの相談を事前に理解し、学生との面談やカウンセリングをスムーズに進行することに役立ちます。また予約時アンケートとあわせてファイル提出機能を使って文章とともに画像や書類を送ってもらうことで、文章だけでは把握しきれない学生の悩みを理解しやすくなります。
さらに、学生が何度か相談に訪れる場合は、カルテ機能で毎回相談内容を記録しておきましょう。これにより、担当の職員が不在の場合でも、ほかの職員が学生の相談に乗ることが可能になります。
大学の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった大学職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、大学運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、学生は24時間いつでも申し込みでき、職員は営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、「デジタル化って何から始めればいいの？」、「予約システムってどう使えばいいの？」など、大学職員が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、多言語表示や会員機能、予約時アンケート機能など、RESERVAには大学運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、予算に不安がある、システムに精通した職員が少ないという大学にもおすすめです。
大学の運営に悩んでいる職員の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
