オンライン診療は、通院の負担を軽減し、患者にとって利便性の高い医療提供の形態として広がりを見せています。 しかし、医療機関の運営者にとっては、予約管理の煩雑さや無断キャンセル、個人情報のセキュリティ確保といった課題が生じやすい領域です。
そこで注目されるのが、予約管理から情報共有、決済までを一元化できるクラウド型予約システムの導入です。 予約システムRESERVA（レゼルバ）は、700以上の医療機関で導入されており、予約業務の自動化と患者対応の質向上を両立する有効な手段です。
本記事では、オンライン診療を行う医療機関の運営者が抱える課題に対し、予約システムを活用した解決策を15のQ&A形式で紹介します。
第1章 基本的な疑問と導入前の検討
大学職員が留学相談窓口にシステム導入を検討する際に、まず浮かぶのは基本的な疑問です。ここでは費用や安全性、導入後の運用について整理します。
Q1. 留学相談に予約システムを導入するメリットは何ですか？
Answer：業務効率化と学生対応の質向上が最大のメリットです。
予約システムを導入することで、職員は電話やメールでの予約対応から解放され、面談準備や相談対応に専念できます。学生は24時間オンラインで予約でき、窓口の混雑や連絡の行き違いを防ぐことが可能です。また、相談履歴をデータとして蓄積できるため、次回以降の面談に役立てられる点も大きな強みです。さらに、大学の国際交流推進活動において、相談対応の透明性と公平性を高める効果も期待できます。
・大学の留学相談向けサンプル予約サイトはこちら
Q2. 導入にかかる費用はどの程度ですか？
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
Answer：利用規模やプランに応じて柔軟に設定されており、無料プランも存在します。
RESERVAは初期費用が不要で、フリープランから導入を始めることができます。大学の規模や利用する機能に応じてプランを選べるため、必要最小限のコストで導入可能です。また、運用を開始してから段階的に上位プランへ移行でき、無駄な支出を抑えつつ効率化を進められます。予算の制約がある大学でも、小規模から安心して試せる点が利点です。
・料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q3. セキュリティ面で学生情報は安全に管理できますか？
Answer：暗号化やアクセス制御により、個人情報を安全に保護できます。
SSL暗号化通信や不正アクセス防止機能がRESERVAには備えられており、外部からの攻撃や情報漏洩を防ぐ設計がなされています。さらに、利用権限を限定できるため、特定の職員だけが学生情報にアクセスできるよう管理可能です。大学として求められる個人情報保護方針とも整合性があり、内部監査や外部評価においても信頼性を担保できます。セキュリティ教育を受けた職員が利用することで、安心して学生対応を進められます。
・セキュリティ対策への取り組みはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
Q4. すぐに運用を始めることは可能ですか？
Answer：最短3分でアカウント作成とサイト公開が可能です。
予約システムはクラウド型のため、ソフトのインストールや複雑な設定は不要です。管理画面から必要な項目を入力するだけで、すぐに留学相談窓口専用の予約サイトを公開できます。大学職員は少ない準備期間でも導入を進められるため、繁忙期や学期の切り替え時にも柔軟に対応可能です。また、フリープランを活用し、試験的に運用しながら改善点を洗い出すこともできます。
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA 操作マニュアル
・RESERVAの操作に関するお問い合わせはこちら：RESERVA お問い合わせ
Q5. 学内の他システムと連携することはできますか？
Answer：Googleカレンダーと連携してスケジュールを一元管理できます。
予約システムはGoogleカレンダーと連携可能で、相談予約と教員のスケジュールを自動的に同期させられます。これによりダブルブッキングを防ぎ、調整の手間を省けます。また、学内ポータルサイトに予約カレンダーを埋め込み、学生が使い慣れた環境からアクセスできるようにすることも可能です。大学全体の業務効率化につながり、留学相談に限らず幅広い業務で活用できます。
第2章 予約の利便性と学生対応の効率化
大学の留学相談では、学生が安心して利用できる環境を整えることが重要です。ここでは予約システムを活用し、利便性を高めながら職員の業務負担を軽減する方法を解説します。
Q6. 予約カレンダーを大学HPに表示できますか？
Answer：予約カレンダー外部埋め込み機能を利用することで表示可能です。
大学職員は、学内の公式ホームページやポータルサイトに予約カレンダーを埋め込み、学生が直接相談枠を確認して予約できる環境を構築できます。学生はシンプルな操作で希望日時を選択できるようになり、窓口での問い合わせが減少します。さらに、予約情報は自動的に管理画面へ反映されるため、職員はリアルタイムで最新の相談状況を把握することが可能です。結果として、予約の重複や入力ミスが発生しにくくなり、安定した運用が実現します。
Q7. 学生の無断キャンセルを防ぐ方法はありますか？
Answer：予約リマインドメール機能で防止できます。
相談予約の前日に自動送信されるリマインドメールにより、学生が予約を忘れることを防ぎ、無断キャンセルの発生を抑えられます。エンタープライズプラン以上では配信日時を自由に設定でき、面談内容に応じたメッセージを送信することも可能です。加えて、複数回のリマインドを設定することで、重要な相談や説明会など確実に出席してほしい場面にも対応できます。
Q8. 教員の予定と自動的に調整できますか？
Answer：Googleカレンダー連携機能により可能です。
Googleカレンダーと連携することで、留学相談の予約が自動的に教員のスケジュールに反映されます。この仕組みを整えることでダブルブッキングを防ぎ、職員が手動で予定を調整する手間を省くことが可能です。カレンダーの変更も自動的に同期されるため、効率的な相談体制が整います。この仕組みにより、学内全体でのスケジュール共有が円滑になり、他部門との調整もスムーズに行えます。
Q9. 外国人留学生も使いやすいですか？
Answer：多言語設定機能で対応できます。
英語や中国語、韓国語など6言語に切り替え可能な多言語設定機能を導入すると、外国人留学生も迷わず相談予約ができます。職員は固定文言を自動翻訳し、メニューや相談内容は手動で翻訳できるため、誤解のない案内が実現します。この機能を活用することで留学生への対応品質が向上し、国際交流センターの信頼性を高めることが可能です。さらに、海外の協定校と連携した案内にも活用でき、大学の国際化推進を後押しします。
第3章 柔軟な運用とトラブル防止
大学の留学相談では、相談枠の公平な運用や急な変更への対応が欠かせません。ここでは、システムを活用して柔軟かつ効率的に管理する方法を解説します。
Q10. 学生の専攻や学年を予約時に必須入力できますか？
Answer：予約者情報カスタマイズ機能で予約者情報を取得できます。
大学職員は、予約時に専攻や学年などの独自項目を設定することができ、さらに必須回答として登録することもできます。事前に学生の基本情報を把握することで、相談準備を効率的に進めることが可能です。入力内容は管理画面から容易に確認や編集が可能で、情報の更新や修正もスムーズに行えます。さらに、蓄積された情報は面談後の記録としても活用できるため、次回以降の相談に役立ちます。
Q11. 相談と相談の間に準備時間を設定できますか？
Answer：準備時間設定機能を使えば調整可能です。
職員は各相談枠の前後に準備時間を自動的に挿入でき、次の相談に備える余裕を確保できます。連続面談による負担が軽減されることで、相談対応の質を維持することが可能です。学期中の繁忙期でも、無理のないスケジュール管理が可能になり、職員の働きやすさも向上します。結果として、学生への対応も安定し、相談内容の精度向上にもつながります。
Q12. 学生が自身で予約をキャンセルできますか？
Answer：予約キャンセル機能により、学生自身がキャンセル可能です。
予約者はメールに記載されたリンクから直接キャンセルでき、職員は個別対応の手間を省けます。キャンセルが発生した際には、自動で通知が送信されるため、相談枠を速やかに再利用することが可能です。この機能によって公平で効率的な相談運営が実現します。
Q13. 空いた枠を他の学生に回すことはできますか？
Answer：キャンセル待ち機能が利用できます。
満席の相談枠にキャンセルが出た場合、自動でキャンセル待ち登録者に通知が届きます。空き枠をスムーズに引き継ぐことができるため、空き枠を無駄にすることなく、希望する学生に機会を提供できます。職員は個別の連絡作業をせずに済み、業務効率を改善することが可能です。結果的に、相談窓口全体の稼働率が高まり、限られたリソースを有効に活用できます。
第4章 データ活用と相談体制の強化
留学相談窓口の業務をさらに高度化するには、データを活用した記録管理や複数職員での対応体制が重要です。ここでは体制強化のための機能を紹介します。
Q14. 学生の相談履歴を記録・分析できますか？
Answer：顧客データCSV出力機能で可能です。
相談履歴や属性情報をCSV形式で抽出し、保存や分析に活用できます。これによって学生の相談傾向を把握し、留学プログラムの改善や新たな施策立案に役立てることが可能です。データの継続的な分析により、相談窓口の質を高め、大学全体の国際交流推進に資する取り組みが実現します。さらに、定量的なエビデンスを基にした報告書作成が可能となり、学内外への説明責任にも対応できます。
Q15. 複数の職員で分担して予約管理できますか？
Answer：サブ管理者設定機能を利用することで可能です。
管理者以外の職員に予約サイトの閲覧や操作権限を付与できるため、複数人で効率的に相談予約を管理できます。職員が外出中でも別の担当者が情報を確認でき、対応の遅れを防ぐことが可能です。権限レベルを細かく設定できるため、情報管理の安全性を維持しながら柔軟な運営体制を構築できます。留学相談窓口の安定したサービス提供が可能になります。
大学職員の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった大学職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、大学運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、学生は24時間いつでも申し込みでき、大学側は開室時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
大学の留学相談窓口は、学生の将来に直結する重要な役割を担っています。従来の電話・窓口対応では予約管理に多くの時間を費やし、職員の負担が大きくなりがちでした。RESERVAを活用することで、予約受付、キャンセル管理、データ分析まで自動化し、効率的な相談体制を構築できます。さらに多言語対応やキャンセル待ちなどの機能を組み合わせることで、学生の利便性も大きく向上します。これらの取り組みは、大学の国際交流推進においても強力な基盤となるでしょう。
