スムーズな学生相談室の運営ができず、困っていませんか？
本記事では、大学の学生相談室の運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。メールでのやり取りの負担が大きい場合や、予約システムの導入に不安を抱えるケース、職員間の情報共有に悩みがある場合など、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
予約完了までのやり取りが大変な学生相談室の職員のためのQ＆A
Q1．メールで予約を受け付けているのですが、学生とのやり取りが多く大変です。
Answer：予約システムがあれば、メールで予約のやり取りをせずに済みます！
メールで予約を受け付けていると、予約を調整する際に学生との間で何度もメールを送受信するため、手間がかかって大変ですよね。ですが、予約システムがあればそのような悩みを解決できます！
予約システムは24時間いつでも予約を受け付けるだけでなく、予約完了通知メールの送信やキャンセル対応も自動で行います。学生相談室の職員はメールで予約に関するやり取りをする負担がなくなるため、学生の相談対応に多くの時間を割けるようになります。
・学生相談室におすすめの予約システムはこちら
Q2．予約表に記入する際にミスをしてしまい、ダブルブッキングが起きてしまいました。
Answer：予約システムがあれば、ダブルブッキングのようなミスが起きにくくなります！
紙媒体での予約表管理を受け付ける場合、記入ミスや入れ違いにより、ダブルブッキングなどのミスが起きやすいです。予約ミスが起きてしまうと、予約の再調整をしなければならないため、悩みを抱える学生に悪影響を及ぼす可能性があります。
しかし、予約システムを導入すれば人的ミスのリスクを回避できます！学生からの予約が入るとシステムが自動で予約枠を埋めるため、ダブルブッキングが起きることはほぼなくなります。学生相談室は学生からの信頼を得ることが重要なため、予約システムによる正確な予約管理は必須です。
・ダブルブッキングの解決法はこちら：ダブルブッキングの原因と解決策を解説｜おすすめの予約システム「RESERVA」の活用法も
Q3．予約システムを使うと、予約管理が楽になる以外にどのようなメリットがあるんですか？
Answer：予約を自動受付する以外にも、情報を一元管理できる、学生が予約しやすくなるなどのメリットがあります！
予約システムは予約を自動受付するだけでなく、キャンセルなどの予約の調整もかんたんにできます。また、情報管理の簡便さも予約システムのよさです。予約システムは学生情報や相談内容を一元管理できるだけでなく、情報の検索機能が備わっていることが多いため、必要な情報をすぐに見つけられます。
また、メールでの予約の場合、自分で文章を考えて入力する手間があるため、学生は予約をためらう可能性があります。しかし、予約システムであれば基本的にクリックとアンケートへの回答だけで予約を完了できるため、学生が相談予約をする際の心理的ハードルを下げられます。
・予約システムの導入メリットはこちら：予約管理システムとは？｜導入メリットから料金相場まで徹底解説
予約システムの導入に不安を抱える学生相談室職員のためのQ＆A
Q4．予約システムを導入しても、引き続きメール予約も受け付けられますか？
Answer：はい。予約サイトからの予約とメール予約をどちらも受け付けられます！
これまでメールで予約を受け付けてきた職員にとって、完全に予約システムに移行するのは不安ですよね。しかし、RESERVAであればメールでの予約も継続して受け付けられます！
メールで予約を受け付けた場合は、RESERVAの予約登録機能を使い、予約システムの管理画面にアクセスして手動で予約内容を登録しましょう。メール以外にも、対面や電話で受けたオフラインの予約も登録することが可能です。
また、予約システムに慣れてきたら、すべての予約をシステムで受け付けることも検討してみましょう。そうすることで、さらなる予約管理業務の効率化につながります。
Q5．学生相談室やカウンセリングに合った予約システムを教えてください。
Answer：RESERVAであれば、学生相談室に合った予約サイトを作れます！
RESERVAは、累計30万社以上、350業種以上に導入されている予約システムで、大学やカウンセリング予約への導入実績も豊富です。そのため、どの予約システムを選べばいいのかわからない、絶対に失敗しない予約システムを導入したいという学生相談室の職員の方には、RESERVAはおすすめです。
RESERVAでは最大115個の機能を使うことができ、学生の登録も20,000件まで行えます。システムへの情報登録もかんたんにでき、情報をシステムで一元管理できるため、情報が散乱する心配もなくなります。
Q6．予約システムを操作できるか不安なのですが、大丈夫でしょうか？
Answer：RESERVAは初心者の方でもかんたんに操作できるので、安心してお使いいただけます。
「予約システムってなんだか難しそう…」と感じる方も多いのではないでしょうか。しかし、RESERVAは生徒が予約する予約サイトが見やすいだけでなく、職員が見る管理画面も非常に見やすい設計のため、予約システムを使ったことがない方でも、すぐに操作できるようになります。
RESERVAの管理画面は、「To Do」や「本日の予約」「予約・顧客情報」がひと目で確認できる設計になっています。また、よく使用する設定画面へのショートカットを3つまで表示できるなど、管理画面の設定がリニューアルされたため、ますます使い心地がよくなりました。
また、RESERVAにはマニュアルや専用のサポート窓口もあるため、設定や操作に困った際はいつでもサポートしてもらえます。
予約サイトの作成と運用に不安を抱える学生相談室の職員のためのQ＆A
Q7．費用はどのくらいかかりますか？
Answer：RESERVAは永年無料で使えるフリープランがあり、さらに6つの料金プランを展開しています。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 4,950円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
大学運営には多額の費用がかかるため、ランニングコストが高そうな予約システムの導入にためらいを感じるはずです。しかし、RESERVAにはずっと月額費用がずっと無料のフリープランがあるほか、もっと機能を使いたい、予約可能件数を増やしたいという場合は、途中でほかの5ついずれかのプランに変更することも可能です！
また、有料プランでも初期費用はかからないため、費用の心配を抱える学生相談室の職員の方でも安心して導入できます。
・RESERVAの料金プランについてはこちら
Q8．予約サイトの開設は難しそうなイメージがあるのですが、どのように進めればいいですか？
Answer：RESERVAなら、メールアドレスとパスワードだけを設定すればすぐに予約サイトを開設できます！
初めて予約システムを導入する職員の中には、予約システムの開設や初期設定が複雑そうなため、トラブルが起きる不安を抱える人も多いでしょう。しかし、RESERVAはメールアドレスとパスワードの2つがあればすぐに予約サイトを開設できます！
また、実際にRESERVAを導入している「Heart Life～こころの悩み相談所～」の代表は
なかでもRESERVA予約システムは、メールアドレスとパスワードを入力するだけで初心者でもかんたんに開設できたことから、ぜひ当カウンセリングルームでも使いたいと思いました。
と、RESERVAは初めて使う人でもかんたんに開設できると話していることから、導入に際して不安を感じる必要はありません。
・予約サイトを開設する場合はこちら
・予約サイトの開設方法はこちら：サービス提供タイプ（スタッフ指名なし）の予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
・動画で開設方法を知りたい方はこちら：RESERVA予約システム「サービス提供タイプ（スタッフ指名なし）
Q9．学生相談室におすすめの機能はありますか？
Answer：予約者情報カスタマイズや、予約時アンケート機能がおすすめです！
予約者情報カスタマイズ機能では、氏名（漢字）、氏名（カナ）、メールアドレス、電話番号などの入力必須項目に加えて、学部や学科、学籍番号などの学生情報などの項目を自由に追加することが可能です。学生の基本情報を把握しておくことで、学生との円滑なコミュニケーションに役立ちます。
また、予約時アンケートを設置し、予約時に学生から相談内容を入力してもらえば、予約当日は相談の初めに行う聞き取りに多くの時間をかけずに済みます。これによりスムーズな相談が可能になるため、職員はより親身な相談対応ができるようになり、学生の満足度向上が期待できます。
・大学運営におすすめの機能はこちら：【大学職員必見！】RESERVA予約サイトで絶対に使うべき機能5選
学生相談室によくあるお悩みQ&A
Q10．学生の担当でない職員が相談に乗る場合があるのですが、情報共有がしやすくなる機能ってありますか？
Answer：RESERVAのカルテ機能を使って、職員間で情報をいつでも共有しておけるようにしましょう！
学生は定期的に相談室に通うことが多く、学生の担当職員が不在の場合もあります。しかし、学生のこれまでの相談内容が不明瞭な場合、新しく担当する職員は、学生からの相談に献身的に対応できません。そのような悩みを抱える場合は、RESERVAの対応記録機能を使いましょう！
この機能では、学生からの相談内容を予約ごとに記録しておくことが可能です。たとえば、進路の相談を受けている場合は、就職活動の状況や抱えている悩みについて毎回記録しておくことで、担当以外の職員が対応する場合でも、記録された情報をもとに学生に寄り添った対応ができます。
Q11．大学の学生以外から予約が入るのですが、どうにかできませんか？
Answer：RESERVAの会員機能や閲覧・予約制限の機能を使えば、大学外の人から予約が入る心配がなくなります！
会員機能を使えば、大学の学生だけが予約や閲覧、表示可能なメニューを作成可能です。また、閲覧・予約制限機能では、予約サイト自体だけでなく、メニューごとにパスワードを設定して閲覧や予約の制限をかけることができます。
たとえば、大学の学生だけが閲覧できるメニューを作成するほか、予約時にログインや合言葉の入力を求めるように設定しておくことで、一般や他大学の学生から誤った予約が入らなくなります。これにより、職員は予約の変更に対応する手間をなくすことが可能です。
Q12．オンライン相談の受付を始めたいのですが、何から始めればいいのかわかりません。
Answer：RESERVAのZoom連携機能を使えば、オンライン相談をすぐに始められます！
オンライン相談の場合、時間や場所を問わずに相談を受け付けられるため、学生と職員の双方にとって効率的な相談が実現します。しかし、ミーティングの設定、ミーティング立ち上げ時のトラブルなど、オンライン相談を始めるにあたって多くの課題が存在し、職員の方は大変ですよね。
そのような方には、RESERVAのZoom連携機能をおすすめします！この機能では、学生がオンライン相談のメニューを予約すると、システムが自動的にミーティングURLを作成し、学生に自動で送信します。相談当日は、自動作成されたURLをクリックすればオンライン相談を始められるため、職員はミーティングの設定などの面倒な手順を踏まずに相談を受けることが可能になります。
大学の学生相談室の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった学生相談室の職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、大学運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、学生は24時間いつでも申し込みでき、職員は営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、「予約システムってどこがいいの？」、「費用はどのくらいかかるの？」など、学生相談室の職員が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、予約時アンケート機能や会員機能、Zoom連携機能など、RESERVAには大学の学生相談室の運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、予算に不安がある、システムに精通した職員が少ないという大学にもおすすめです。
学生相談室の運営に悩んでいる職員の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
