オンライン面接入試の予約管理Q&A｜公平性と効率性を両立する15の実践策

面接日程の調整やトラブル対応で、事務局の負担が増えていませんか？

大学や専門学校では、オンライン面接入試の導入が急速に進んでいます。遠隔地や海外からでも受験可能になることで志願者の裾野が広がる一方、運営側には日程調整、本人確認、当日のトラブル対応、評価票回収といった新たな課題が生じます。

こうした課題には、当社が開発・運営する予約管理システム「RESERVA（レゼルバ）」の導入によって多くが解決可能です。本記事では、入試事務局が直面しやすい疑問15問をQ&A形式で整理し、RESERVAを用いた具体的な解決策を紹介します。

予約システム導入前の基本的な疑問

まずは、オンライン面接入試に予約システムを導入する前に抱きやすい基本的な疑問について解説します。

Q1. オンライン面接入試の予約システム導入にはどんなメリットがありますか？

Answer：最大のメリットは、事務局の業務効率化と受験生の利便性向上の両立です。

まず、従来の電話やメールでの受付に比べて、予約システムでは日程調整や確認作業を自動化できるため、職員の業務を大幅に削減できます。また、受験生はスマートフォンやPCから24時間いつでも申し込みができ、海外や遠隔地からでも公平に受験機会を得ることが可能です。さらに、予約情報が一元化されることで記録や分析が容易になり、入試運営の透明性と公平性が高まる点も大きなメリットです。

Q2. 導入にかかる初期費用はどれくらいですか？

Answer：RESERVAは、初期費用無料で導入できます。

料金プラン	対象者	月間予約件数	利用できる機能数	年払い	月払い
フリー	初めての方	50件	44	0円	0円
ブルー	予約受付件数を増やしたい方	200件	45	3,850円/月 46,200円/年	5,500円
シルバー	広告を非表示にしたい方	500件	54	6,600円/月 79,200円/年	8,800円
ゴールド	効率化・自動化を促進したい方	1,000件	84	13,200円/月 158,400円/年	17,600円
エンタープライズ	大規模に運用したい方	2,000件	111	23,100円/月 277,200円/年	30,800円
スイート	さらに高機能をお求めの方	4,000件	119	46,200円/月 554,400円/年	61,600円

アカウントを作成することで、最短3分で予約サイトを公開できるため、初期投資を抑えつつ運用を開始できます。さらに、無料で使えるフリープランが用意されており、導入前に操作感や機能を試した上で本格運用に移行できるのも安心です。有料プランを利用する場合も、月額制で必要な機能に応じて段階的にアップグレードできる仕組みが整っており、システム導入におけるリスクを最小化できます。大学や専門学校など教育機関でも多く導入されており、コスト面でも現実的に導入可能な選択肢といえます。

Q3. 個人情報やセキュリティ面は大丈夫ですか？

Answer：教育機関や医療機関でも利用されるほど高いセキュリティ基準を備えているため安心です。

RESERVAの通信はすべてSSL暗号化により保護され、入力された個人情報の盗聴や改ざんを防ぎます。また、サーバーへの不正アクセスは常時監視され、疑わしい通信は即座にブロックされる仕組みです。さらに、IPアドレス制限や二要素認証などの追加機能も利用可能で、利用環境に応じた堅牢なセキュリティ対策が実現できます。これにより、受験生の氏名・連絡先・志願情報などの重要データを安全に扱うことができ、入試事務局においても安心して運用できます。

Q4. 予約システムはどのような入試方式に適していますか？

Answer：総合型選抜（AO入試）、推薦入試、編入学試験など、志願者数が多く日程調整が複雑になりやすい入試方式に特に適しています。

複数学科や専攻ごとに面接官を配置する場合、システム上で枠を作り分けることで調整が自動化されます。また、説明会や事前相談を伴う入試では、「イベント・セミナータイプ」を利用することで、日程ごとの受付管理がスムーズになります。さらに、入試準備講座や模擬面接など繰り返しのプログラムには、「スクール・アクティビティタイプ」が有効です。これにより、受験生は希望する方式に応じて簡単に予約でき、事務局は多様な入試形態を効率的に運営できます。

Q5. 予約サイトの操作感を試すことはできますか？

Answer：はい、フリープランで実際の予約サイトを作成して操作感を確かめることが可能です。

アカウント登録からサイト公開まで最短3分で完了し、無料でスマートフォン・PCの両方で操作性を体験できます。予約受付から確認メール送信、キャンセル処理まで一通りの機能を無料で利用できるため、導入前に「受験生の使いやすさ」「事務局側の管理のしやすさ」を検証できるのが特徴です。また、教育機関向けの予約タイプを選択でき、スクール型やイベント型など、目的に合ったサイト設計を試すことができます。これにより、実際の入試運営に即した操作性を事前に確認しながら、段階的に導入判断を進められます。

受付・当日運営の最適化

ここからは、導入後の実務運用を解説します。面接枠設定、本人確認、欠席防止、評価回収まで入試フローに沿った具体策を示します。

Q6. 面接枠のダブルブッキングを防ぐには？

Answer：「予約カレンダー機能」で、各枠の空き状況が一目で確認でき、同一時間帯に複数の予約が入ることを防止できます。

面接枠の重複を避けるには、予約情報を外部カレンダーと連携し、一元的に管理することが効果的です。「Googleカレンダー連携機能」を活用することで、RESERVAで確定した面接予約を自動的にGoogleカレンダーへ反映できます。これにより、学内行事や会議と面接の予定を同じカレンダーで確認でき、日程の競合を未然に防ぐことが可能です。

Q7. 予約時に志願者情報や本人確認書類を確実に提出させたいです。

Answer：「予約時アンケート機能」や「ファイル提出機能」で、志願者情報や本人確認書類を事前に提出してもらえます。

志願者情報を確実に収集するためには、予約フォームに必須項目を設定し、入力漏れを防ぐことが基本です。「予約時アンケート機能」を利用すると、志望学科や受験番号、連絡先などを必須回答に設定でき、同伴者分の回答も取得可能です。また、受験票や身分証明書のデータ提出には、「ファイル提出機能」が有効で、志願者はPDFやJPEGを予約時にアップロードできます。提出された情報や書類は管理画面から一括で確認・ダウンロードできるため、当日の本人確認を効率化し、不備の早期発見にもつながります。

Q8. 無断欠席・直前キャンセルを抑えることはできますか？

Answer：RESERVAには無断欠席・直前キャンセルを防ぐための機能が多く搭載されています。

無断欠席や直前キャンセルを減らすには、事前のリマインドと柔軟な対応策が有効です。「予約リマインドメール機能」を活用すれば、前日や当日の指定時刻に自動通知を送り、受験生に面接を思い出させることができます。また、公式LINEから直接通知できる「LINE連携機能」を使えば、受験生の確認率をさらに高められます。加えて、急なキャンセルにも対応できるよう、「キャンセル待ち機能」を導入しておくと、空席が発生した際に繰り上げで他の受験希望者を自動的に案内でき、枠を無駄にせず運営できます。

Q9. 面接当日の進行をスムーズに行うには？

Answer：「Zoom連携機能」で、面倒な連携作業や連絡が自動化されます。

面接当日の混乱を防ぐには、受付から終了までの流れをシステム化しておくことが重要です。「Zoom連携機能」を利用すると、予約完了と同時にオンライン面接のURLが自動発行され、受験生へメール通知されます。これにより、職員による当日の入室案内やリンク送付の手間を省くことが可能です。また、面接官も同じ管理画面からミーティングにアクセスできるため、全員が統一された手順で参加でき、当日の進行が一層スムーズになります。

受験生とのコミュニケーション・安定運営の強化

オンライン面接入試の導入は、個別最適の積み上げに留まらず、受験生体験と運営の再設計につながります。ここでは、コミュニケーション導線の最適化、継続的な収入設計（講座・対策指導等で活用する場合）、多拠点・多担当者の運用体制を取り上げます。

Q10. オンライン説明会や面接対策講座の参加費を効率的に徴収する方法は？

Answer：RESERVAには「事前カード決済機能」が搭載されています。

参加費の徴収を効率化するには、申込と同時に決済まで完結できる仕組みを導入することが重要です。「事前カード決済機能」を利用すると、受験生は申し込み時にクレジットカードで支払いを済ませられるため、当日の会計が不要です。これにより、直前キャンセルや無断欠席の抑止にもつながります。さらに、繰り返し受講する講座や対策プログラムには、毎月自動的に課金が行える「月額プラン機能」を活用することで、受験生の継続参加を促しつつ安定した収益を確保できます。

Q11. 多数の面接官や職員が関わる入試運営を、安心かつ効率的に管理できますか？

Answer：はい、「サブ管理者設定機能」を活用して効率的に管理できます。

「サブ管理者設定機能」では、複数の職員や面接官が関わる入試運営でも安全かつ効率的に管理できます。この機能では、管理者以外のユーザーに権限を付与し、予約確認・変更・連絡対応などを分担可能です。さらに、権限レベルを細かく設定できるため、面接官には「予約管理のみ」、事務スタッフには「設定変更を含む管理」といったように役割ごとに操作範囲を限定できます。これにより情報漏えいや誤操作のリスクを防ぎつつ、迅速で正確な入試対応を実現できます。

Q12. 面接予約にキャンセルが出た場合、空席を再募集できますか？

Answer：はい、RESERVAではキャンセルが発生しても空席を効率的に埋める仕組みを備えています。

「予約キャンセル機能」で受付締切やキャンセル料のルールを設定し、適切に管理できます。さらに、「キャンセル待ち機能」を有効にすれば、キャンセル発生時に自動で繰り上げ通知が送信され、希望者が即時に予約を確定できます。これにより、貴重な面接枠を無駄にせず、志願者の受験機会を確保しながら、事務局側の調整負担も大幅に軽減することが可能です。

データ活用・外部連携・改善サイクルの実現

ここでは、予約データを分析して入試運営の改善に活かす方法や、外部システム連携、そして持続的に改善サイクルを回す仕組みについて解説します。入試事務局の業務を効率化しつつ、公平性や透明性を高める実践的な活用策です。

Q13. 予約情報を次年度の改善に活かしたいです。

Answer：予約情報の活用には「予約データ分析機能」がおすすめです。

「予約データ分析機能」を活用することで、申込数・欠席率などを定点観測できます。例えば「ネットからの申込数」「キャンセル率」などを可視化し、翌年度の集客方法や枠設定などに役立てられます。また、分析結果はCSV形式で出力できるため、学内の入試管理システムや会議資料にも容易に活用することが可能です。

Q14. 受験生ごとの面接記録や評価をシステム上で管理できますか？

Answer：はい、「カルテ機能」で、受験生ごとに面接の記録や評価を一元管理できます。

「カルテ機能」では、各志願者の基本情報に加え、面接官のコメントや評価内容をカルテとして残すことができ、再面接や追試験の際にも迅速に参照できます。また、記録は履歴として蓄積されるため、複数の面接官が関わる場合でも情報共有が容易で、評価の一貫性を確保することが可能です。さらに、データを蓄積することで、次年度以降の選抜基準の見直しや改善にも役立ちます。

Q15. システム導入後の運用を安心して続けるには？

Answer：強固な「セキュリティ対策」と充実した「サポート体制」が備わっているため、導入後も安心して運用を継続できます。

RESERVAは、国内35万社以上に導入されている実績があり、堅牢な「セキュリティ対策」とバックアップ体制を備えています。不正アクセス監視、暗号化通信、脆弱性診断の定期実施などを行い、教育機関の個人情報保護にも対応済みです。また、専用の「サポート体制」があるため、運用中のトラブルや改善要望にも迅速に対応できます。

大学職員の業務効率化には、RESERVAが最適

RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった大学職員の方にもおすすめです。

RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、大学運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、学生は24時間いつでも申し込みでき、大学側は開室時間内に電話が集中するのを防げます。

まとめ

本記事では、大学事務局が抱えがちなオンライン面接入試の予約に関する課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。

RESERVAを導入することで、「Zoom連携機能」によるオンライン会議の自動生成、「リマインドメール機能」による無断欠席防止、「予約データ分析機能」による改善サイクルの確立が実現します。導入実績が豊富なRESERVAなら、学内稟議や外部監査にも対応可能な仕組みを構築できるため、安心してオンライン面接入試を運営することができます。

スムーズで安全なオンライン面接入試の運営を手軽に実現されたい方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。