大学説明会は、志望動機形成や大学ブランディングにおいて重要な接点ですが、申込管理や当日の受付業務には多大な時間と労力がかかります。特に複数キャンパス開催やオンライン説明会が増加する中で、手作業による対応には限界があります。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、大学説明会向けの予約システムです。オンラインでの申込受付、自動メール送信、参加者データの分析などを一元化することで、運営の効率化と学生満足度の向上を両立できます。
本記事では、大学説明会の運営担当者が抱えやすい疑問を15の質問形式で整理し、予約システム導入の具体的なメリットを解説します。
第1章：大学説明会に予約システムを導入する目的と基本知識
大学説明会の運営担当者がまず理解すべきは、予約システム導入の目的と基本構造です。この章では、導入の意義から費用目安、運用の安全性までを整理します。
Q1. 大学説明会に予約システムを導入する目的は何ですか？
Answer：参加管理の自動化と業務効率化、学生データの活用が主な目的です。
従来、大学説明会ではExcelや電話対応での管理が主流でしたが、申込増加や多拠点開催により限界が生じています。予約システムを導入することで、申込受付・キャンセル管理・人数集計などをオンライン上で自動処理でき、担当者の負担を軽減します。さらに、予約データを分析することで、説明会の最適な開催時期や参加層の傾向を把握でき、広報戦略にも活かすことが可能です。これにより、業務の効率化と大学のブランディング強化を同時に実現します。
Q2. 予約システム導入にかかる費用の目安を教えてください。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
Answer：初期費用は無料から数万円、月額費用は機能規模に応じて数千円から利用可能です。
大学説明会の運営規模によって導入費用は異なりますが、無料プランでも基本的な予約受付や自動返信機能を利用することができます。高度な分析機能や複数拠点管理を行う場合は有料プランを選択することで、安定した運用が可能になります。費用対効果を考慮し、年間のイベント回数や来場者数に応じてプランを検討することが重要です。
料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q3. オンラインと対面の説明会を同時に管理できますか？
Answer：一つの管理画面でオンライン・対面両方の予約を統合管理できます。
近年、ハイブリッド形式の説明会が増加しており、複数の開催形態を同時に扱う必要があります。予約システムを利用すると、オンライン説明会と対面説明会を同一の管理画面で扱えるため、重複予約や集計の手間を省くことが可能です。オンライン参加者には自動で参加URLを送信でき、対面参加者には会場情報を個別に案内できます。これにより、運営ミスの防止と学生への適切な情報提供が可能となります。
Q4. 操作性はかんたんですか？
Answer：はい、専門知識がなくても直感的に操作できる設計になっています。
RESERVAは、誰でも使いやすいシンプルなUI（ユーザーインターフェース）を採用しています。設定や日程登録、申込確認といった基本操作はすべてブラウザ上で完結し、特別なソフトのインストールも不要です。また、管理画面にはチュートリアルやヘルプ機能が備わっており、初めての担当者でも短時間で操作方法を習得できます。
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA 操作マニュアル
・RESERVAの操作に関するお問い合わせはこちら：RESERVA お問い合わせ
Q5. 個人情報の管理やセキュリティ面はどのように確保されますか？
Answer：通信の暗号化とアクセス権限設定により、個人情報を安全に管理できます。
大学説明会では、学生の氏名や連絡先などの個人情報を扱うため、セキュリティ対策は不可欠です。予約システムではSSL通信を採用し、データ送信時の暗号化を徹底しています。また、管理者権限の設定により、特定の担当者のみがデータを閲覧・編集できる仕組みを整えています。これにより、情報漏えいのリスクを最小化し、大学の信頼性を高める安全な運営が実現可能です。
・セキュリティ対策への取り組みはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
第2章：大学説明会の運営を支える実務機能と効率化の仕組み
この章では、大学説明会の当日運営や事前準備を効率化するための実践的な機能と仕組みを紹介します。申込者情報の事前把握やキャンセルの待ちの自動受付など、担当者が直面する現場課題に対して、予約システムがどのように役立つのかを具体的に解説します。
Q6. 参加希望者に自動で受付完了メールを送信できますか？
Answer：はい、自動返信機能により申込直後に受付完了メールを自動送信できます。
大学説明会のように申込数が多いイベントでは、申込確認メールの手動送信は非効率です。RESERVAでは、予約通知メール機能で予約後に自動で受付完了通知を送信できます。テンプレート内容は編集可能で、開催日時・会場情報・持ち物などを明確に案内することで、学生からの問い合わせを減らします。
Q7. 説明会の参加者数をリアルタイムで確認できますか？
Answer：はい、残席数表示機能によりリアルタイムで予約状況を確認できます。
残席数表示機能では、登録済みの参加人数が自動的に反映され、定員までの残数を運営者・学生の双方が確認できます。これにより、定員超過や重複予約を防止できます。また、参加者数の推移を確認することで、予約の集中する時間帯や人気のキャンパスを分析でき、次回の開催計画に役立てることが可能です。
Q8. 参加者の属性や希望学部を事前に把握することはできますか？
Answer：はい、アンケート機能により申込時に必要な情報を自動で収集できます。
大学説明会の運営では、参加者の学年・出身地域・希望学部などを事前に把握しておくことで、より効果的な説明内容を準備できます。予約時アンケート機能を利用すると、予約時にカスタム質問を設定でき、学生の関心分野や来場目的を事前に把握しておくことが可能です。これによって、参加者ごとのフォロー体制や学部別資料の準備がスムーズになります。さらに、回答データは自動で記録・集計されるため、後日の広報分析にも活用可能です。
Q9. 説明会のキャンセル対応を自動化することはできますか？
Answer：はい、キャンセル待ち機能により、空席が出た際に自動で次の申込者へ案内できます。
人気の説明会では早期に定員が埋まるため、キャンセル対応が運営上の大きな課題です。キャンセル待ち機能を活用することで、キャンセル発生時にシステムが自動で繰り上げ通知を行い、次の参加希望者へ参加案内を送信します。担当者は手作業でリストを確認する必要がなくなり、空席を無駄にしない運営が可能になります。また、キャンセル率や繰り上げ参加数も履歴として記録されるため、今後の募集定員設定にも役立ちます。
第3章：学生データの活用と連絡業務の効率化
大学説明会の運営では、参加者情報の分析やフォローアップも重要です。この章では、データ活用や連絡機能を通じて、入試広報活動をDX化する方法を紹介します。
Q10. 参加者情報を分析して広報施策に活かせますか？
Answer：はい、顧客データ分析機能により参加動向を可視化できます。
顧客データ分析機能では、新規顧客数や累積顧客数などを自動集計し、大学説明会の効果測定を行えます。これにより、どの開催時期が人気かを把握し、次回の広報戦略を最適化することが可能です。さらに、累積顧客グラフを用いることで、オンライン予約の割合も視覚的に確認できます。
Q11. 参加者にイベント情報を一斉送信することはできますか？
Answer：はい、メール配信機能により特定条件の参加者へ一括通知が可能です。
メルマガ配信機能を活用することで、次回開催案内などを自動・手動で送信できます。送信対象は予約者リストから絞り込みが可能なため、目的に応じた効果的な情報発信が実現します。この機能によって参加者との継続的な関係構築と再来促進が期待できます。
Q12. 学生の出欠確認やQRコードによる受付は可能ですか？
Answer：はい、QRコード受付機能により非接触・迅速な入場管理が行えます。
QRコード発行機能を利用すると、参加者に自動発行されたQRコードを受付で読み取るだけで入場処理が完了します。この機能で名簿チェックや紙の記入作業が不要になり、非接触でスピーディな受付が可能です。受付履歴もシステム上に記録されるため、出席率の確認や再来者分析にも活用できます。
第4章：継続開催や広報連携における予約システムの応用
大学説明会は単発イベントではなく、年間を通じて継続的に開催されるケースが多く見られます。この章では、定期開催の効率化や団体申込、アンケート収集など、次年度以降の広報活動にもつながる応用機能を紹介します。
Q13. 複数の教員で予約管理することはできますか？
Answer：はい、サブ管理者機能により複数の教員や職員が共同で予約管理を行えます。
サブ管理者機能を利用すると、大学説明会の予約や参加者情報を複数の教員で安全に共有・管理できます。各教員に権限を付与し、閲覧・編集・通知受信などの操作範囲を個別に設定できるため、役割分担を明確化した運営が可能です。入試課や広報課など異なる部署が同時にアクセスしても、データの整合性が保たれる設計となっており、学内全体での説明会運営をスムーズにします。
Q14. 高校や教育機関向けの団体申込にも対応していますか？
Answer：はい、団体予約機能により高校単位での参加申込を受け付けられます。
団体予約機能を活用することで、各高校や予備校の担当者がまとめて申込できる仕組みを構築できます。代表者が人数や学年を入力するだけで完結するため、教員側の予約管理負担も軽減します。運営者は団体ごとの参加人数を一覧で確認でき、受付・資料準備を効率的に行えます。特に進学フェアや高校対象説明会など、複数校合同のイベントでは欠かせない機能です。
Q15. 説明会終了後のフォローアップはどのように行えますか？
Answer：サンキューメール機能を使うことで、参加者に自動でお礼メールを送信できます。
イベント終了後、予約データをもとに自動で感謝メールを送信できるため、担当教員が個別対応する手間を省けます。文面には次回のイベント案内やアンケートURLを挿入することもでき、学生との関係維持や再参加促進に効果的です。特に複数のイベントを年間通して運営する大学では、このフォローアップが次の参加率を左右します。自動配信のタイミングは柔軟に設定でき、効率的な情報発信が可能です。
大学職員の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、大学・専門学校・教育機関を中心に多数導入されているクラウド型予約管理サービスです。申込受付、日程調整、メール配信、データ分析などを一元管理でき、教育現場における説明会・面談・講義予約のDX化を推進します。多拠点開催やオンライン説明会にも対応し、シンプルな操作で誰でも容易に運用可能です。利用規模に応じて無料プランから有料プランまで柔軟に選択できる点も特長です。
大学説明会運営においては、参加登録から当日受付、アンケート収集までの一連の流れを自動化でき、広報部門・入試課の業務効率化を支援します。安全な個人情報管理と多機能な分析ツールにより、説明会後のフォローアップや来場傾向の把握も容易になります。大学運営者にとって、RESERVAは単なる予約システムではなく、学生接点を最適化する「広報DXプラットフォーム」として活用できるサービスです。
まとめ
大学説明会の運営では、申込管理・受付対応・フォローアップなど、多岐にわたる業務が発生します。これらを手作業で行うことは、人的コストの増大や情報ミスの原因となります。予約システムを導入することで、オンライン申込から当日運営、アンケート分析までを一元化し、業務負担を大幅に軽減できます。
また、参加データの蓄積と分析により、説明会運営を単なるイベント管理から戦略的な広報活動へと進化させることが可能です。デジタルツールの導入は、学生との接点を拡大し、大学ブランドの信頼性を高める基盤となります。
今後も大学説明会の形態は多様化していく中で、柔軟かつ効率的な運営を支える仕組みとして、予約システムの重要性はさらに高まるでしょう。RESERVAを活用したデジタル運営は、大学広報の新しいスタンダードを築く有力な手段といえます。
