RESERVAって結局、何ができるの？
RESERVA（レゼルバ）は、大学をはじめ幅広い業種で導入されている人気の予約管理システムです。名前を聞いたことがある、実際にサイトを見たことがあるという方も多いのではないでしょうか。
しかし、大学への導入を検討する職員の中には、「本当にうちの大学に合うのか？」「使いこなせるか不安…」と、一歩踏み出せずにいる方も少なくありません。
そこで本記事では、大学にRESERVAを導入するにあたってのよくある疑問を、Q&A形式でわかりやすく解説します。導入前の不安や課題、現在の運営スタイルとの両立方法、メニュー設定や学生対応など、実際の現場に即した情報を丁寧にまとめました。
RESERVAって何が必要？導入前のよくあるQ＆A
Q1.パソコンの操作が苦手なので、予約システムを使いこなせる自信がありません。
Answer：RESERVAは難しい操作が不要なため、誰でもかんたんに利用できます。
「システム」と聞くと、すごく複雑そうな印象を受けますよね。しかし、予約システムRESERVAは直感的に操作できる仕様になっているため、パソコンの操作に慣れていない方でもかんたんに操作できます。
また、RESERVAは累計導入数30万社以上という実績があり、全国各地の大学に導入されているため、非常に信頼性の高い予約システムです。そのため、初めて予約システムを導入する場合でも、安心して利用できます。
Q2.お金はどのくらいかかるんですか？
Answer：RESERVAはフリープランから利用でき、無料でずっと使い続けられます。
大学の予算が限られている中、予約システムを導入するのは非常に勇気がいりますよね。しかしRESERVAなら、試しに使ってみたい場合でも導入できます。フリープランで基本的な予約管理や学生情報の管理、メニュー設定が可能であり、そのまま利用し続けてもらっても大丈夫です。
フリープランを使う中で、「もっと便利にしたい」と思った際には、有料プラン（月額3,850円〜）をご検討ください。大学の規模や目的に合わせてプランを選べるので、安心して次のステップに進めます。
RESERVAの料金プラン
| プラン名 | 対象者 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 3,850円/月 46,200円/年 | 4,950円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
プランごとの詳細についてはこちら
Q3.どうやってRESERVAをはじめられますか？
Answer：メールアドレスとパスワードを登録するだけで、すぐに予約サイトの作成をはじめられます。
「予約システムは難しそう…」と感じる方も多いかもしれませんが、RESERVAは複雑な設定がなく、シンプルな操作でかんたんに予約サイトを開設できます。しかも、開設した瞬間から予約受付を始められるため、すぐに日々の業務に取り入れることが可能です。
詳しい開設方法はこちら
・学生課窓口専用の予約サイトを開設する場合：サービス提供タイプ（スタッフ指名なし）の予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
・大学のイベントやセミナー専用の予約サイトを開設する場合：イベント・セミナータイプの予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
・大学施設専用の予約サイトを開設する場合：施設予約タイプの予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
Q4.設定方法がわからなくなったら、どうすればいいですか？
Answer：ヘルプセンターやサポート窓口があるため、困った時は安心してご利用できます。
はじめて予約システムを使う場合、「設定できなかったらどうしよう」と不安になって当たり前です。RESERVAでは、そのような場合に備えて、ヘルプセンターのホームページに「設定マニュアル」や「操作マニュアル」を公開しているため、もし混乱しても大丈夫です。
それでも解決しない場合は、専用のサポート窓口がありますので、お気軽にご連絡ください。
今のやり方と両立できる？業務連携にまつわるQ&A
Q5.予約台帳はどうなるんですか？
Answer：RESERVAなら予約台帳の代わりに、すべての予約情報をクラウド上で自動管理できます。
長年、紙の予約台帳を使ってきた職員にとっては、予約システムに切り替えることに疑問を感じるかもしれません。しかし、RESERVAを導入することで、予約管理が一気にかんたんになります。
予約はカレンダー形式で一覧表示され、予約が入ると自動で反映される仕組みになっているため、管理の手間がぐっと減ります。さらに、職員ごとの予約状況もすぐに確認できるので、学生対応やイベント業務を割り振る作業もスムーズに行えます。
管理画面は直感的に操作できるため、紙の台帳を使っていた感覚のまま、無理なく移行していただけます。
Q6.紙媒体での情報管理に慣れているのですが、予約システム移行後もスムーズに管理できますか？
Answer：RESERVAであれば、情報をかんたんに、かつ安全に管理できます！
紙媒体での情報管理や業務に慣れていると、いきなりシステムに移行するのは大きな不安がともないますよね。しかし、RESERVAは管理画面と操作性に関して非常に評判が高い予約システムのため、システムを使った情報管理に慣れていない職員が多い大学でも安心して導入可能です。
また、電話や窓口で学生から聞き取った情報も手動で予約システムに登録できます。どの経路から入手した情報でも予約システム上で一元管理できるため、情報を管理したり、調べたりする時間が削減されます。これにより、紙ベースでの情報管理に比べて圧倒的に業務効率化が進みます。
Q7.予約システムを導入しても、電話や対面と同様に相談内容をくわしく把握できますか？
Answer：予約時アンケート機能やファイル提出機能を使えば、事前アンケートとして学生の相談内容を事前に把握できます。
予約時アンケートの機能では、予約時に学生から事前に聞いておきたい内容を「質問項目」として設定可能です。そのため、履修相談やキャリア相談など、これまで電話や当日の受付で確認していた情報を、予約時に事前に学生に入力してもらえます。
また、ファイル提出機能を使えば、学生証などの本人確認書類のほか、キャリア相談に使用するエントリーシートなどの書類を事前に提出してもらうことが可能です。これにより、予約当日はスムーズに相談に移れます。
メニューのオンライン化やイベント運営に役立つ機能に関するQ&A
Q8.キャリア相談やカウンセリングをオンライン化したいのですが、なにか便利な機能はありますか？
Answer：RESERVAのZoom連携機能を使えば、キャリア相談などをオンラインメニューとして作成できます！
オンライン相談の導入に対しては、ミーティングの立ち上げに手間がかかるだけでなく、トラブルが発生しやすいなどの懸念から、ためらいを感じる職員が多いです。しかし、RESERVAのZoom連携機能があれば、相談やカウンセリングのオンライン化をかんたんに実現できます！
この機能では、学生がオンラインメニューを予約すると、自動でミーティングのURLが作成され、学生に送信されます。これにより、職員は面倒な作業が不要になるとともに、URLを送信し忘れるなどのトラブルが起きにくくなります。
これにより、オンライン相談に対する職員の心理的ハードルを下げられるため、キャリア相談やカウンセリングのオンライン化が実現しやすくなります。
Q9.学園祭で役立つRESERVAの機能を教えてください。
Answer：RESERVAの抽選制予約やQRコード発行機能を使えば、効率的な学園祭運営が可能になります！
大学の学園祭には学生だけなく一般の方々も来場するため、受付で混雑が発生したり、予約受付に関するトラブルが発生したりする可能性が高まります。しかし、RESERVAの以下の機能を使えば、イベントの予約受付や当日の入場がスムーズになります。
①抽選制予約：この機能は、有名ゲストのトークショーなど、応募倍率が高い公演などにおいて活用できます。システムが自動で抽選処理を行い、当選者にメールを自動配信するため、職員は抽選処理をする手間がなくなります。さらに、予約者の公平性が担保されるため、満足度の高いイベント運営が実現します。
②QRコード発行：来場者がイベントを予約すると、QRコードが自動で作成・送信されます。イベント当日は、職員やスタッフは来場者が提示したQRコードを読み取るだけでかんたんに来場処理が可能です。これにより、来場者とスタッフのやり取りが減るため、入場口での混雑緩和が期待できます。
Q10.オープンキャンパスに向いているRESERVAの機能ってどんなものがありますか？
Answer：RESERVAの予約時アンケートで受験生の情報を入手するとともに、来訪後自動配信メールの機能を使ってホスピタリティを感じさせましょう！
オープンキャンパスは大学の雰囲気を肌で感じられるイベントであり、受験生の入学意欲にも直結します。大学への志望者数を増加させるためにも、各大学の職員はより魅力的なオープンキャンパスにするために試行錯誤しているでしょう。
そのような大学職員の方々におすすめなのが、RESERVAです。たとえば、予約時アンケート機能を使えば、予約時に受験生の高校や志望する学部などの各情報を入力してもらえるため、事前に情報を把握でき、個別相談では一層親身になって対応できます。
また、RESERVAではメールの自動配信ができ、オープンキャンパスに訪れた受験生にアフターフォローのメールを送ることが可能です。これにより、自校に対してよい印象を持ってもらいやすくなります。
キャンセル対応や施設運営に悩みを抱える大学職員のためのQ&A
Q11.就職活動の時期には面接対策の予約が入るのですが、予約忘れやキャンセルが多くて困っています。
Answer：予約リマインドメールを送信して、学生の予約忘れを防ぎましょう！
突然のキャンセルが入ると、時間や費用の損失が大きいだけでなく、職員の対応も大変になりますよね。職員の数や予約枠が限られている中、なるべく直前のキャンセルや無断キャンセルが起きないようにする工夫が必要です。
そこで、RESERVAの予約リマインドメール機能を使って、学生に予約の存在を思い出してもらいましょう！この機能では、予約の日が近づくと、予約情報を記載したメールが自動で学生に送信されます。これにより、就職活動などで忙しい学生も、予約の日時を思い出しやすくなります。
また、何度も無断キャンセルなどを繰り返す学生に対しては、ブラックリスト機能を使って予約に制限をかけましょう。罰則を設けることでキャンセルされにくくなり、予約枠が空く可能性が低くなります。
Q12.RESERVAを使って大学の施設を無人運営する方法を教えてください。
Answer：RESERVAのスマートロック連携機能を使えば、大学のさまざまな施設を無人運営できます！
人手不足が深刻化する中、大学施設の予約や鍵の管理は大変ですよね。しかし、RESERVAであれば大学施設の無人運営が可能なため、面倒な鍵管理の業務負担を減らすことができます！
RESERVAのスマートロック連携機能を使えば、学生は大学の施設を利用する際にスマートフォンのアプリや暗証番号で鍵を解錠・施錠することが可能になります。これにより、職員は物理的な鍵の管理が不要になるとともに、学生は学生課に鍵を受け取りに行く必要がなくなるため、利便性が向上します。
Q13.大学の学生以外から予約が入るのですが、どうにかできませんか？
Answer：RESERVAの閲覧・予約制限機能なら、学生だけが閲覧や予約が可能なサイトを作成できます！
たとえば、大学の学生限定のイベントや施設予約専用の予約サイトを作成しても、学生以外からの予約が入ると、職員は予約変更などの対応に追われるため、業務負担が増加します。しかし、RESERVAであればそのような問題を解決できます！
RESERVAの閲覧・予約制限機能では、予約サイトの閲覧やメニューの予約に合言葉を設定可能です。大学の学生だけに合言葉を共有できるため、学外からの予約が入ることがなくなります。これにより、職員は予約の調整をする手間が軽減されます。
大学職員の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった大学職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、大学運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、学生は24時間いつでも申し込みでき、大学側は開室時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、RESERVAの導入を検討している大学職員の方に向けて、導入前によくある不安や「本当に使えるのか？」といった疑問に、Q&A形式でわかりやすくお答えしました。
RESERVAは、これまで予約システムを使ったことがない方でも安心して始められる設計になっています。操作はシンプルで直感的。予約管理や学生対応もスムーズにこなせるため、日々の業務にすぐに馴染みます。さらに、無料で使えるフリープランも用意されているので、まずは試してみたいという方にもぴったりです。
大学の運営に悩んでいる職員の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
