パソコン室は、学生が自由にパソコンを利用できる場として多くの大学に設けられています。パソコンのほかにも、プリンターやプロッタといった機器が設置されており、学生の学習を支援する仕組みが整っています。しかし、パソコン室の予約方法がわかりにくい場合や、予約を取れるタイミングが限られている場合があり、パソコン室においては利用予約の効率化が課題となっています。
本記事では、大学のパソコン室における課題や予約システムを導入するメリット、おすすめの予約システムなどについてわかりやすく解説します。
大学のパソコン室利用時における課題
利用予約方法が限定されている
大学によっては、パソコン室の空き状況を構内のデジタルサイネージに表示していたり、教室の入口に申請フォームのQRを掲示したりと、都度確認しに行く必要がある予約方法が採用されている大学も多いです。
この場合、学生はわざわざ空き状況を確認しに行ったにも関わらず、パソコン室を利用できない可能性や、限られた場面でしか利用申請ができないといった課題が残ります。
大学が開いている時間でしか予約ができない
上記のようなQRコードシステムを用いた予約方法の場合、大学が閉まるとQRコードを読み込みに教室へ行くことができなくなり、予約可能時間が制限されます。この方法では、学生にとって利便性が低く、パソコン室の利用率も低くなります。
予約システムを導入するメリット
24時間365日、予約や空き状況の確認が可能
予約システムを導入することで、学生は24時間365日、いつでもオンラインでパソコン室の予約が可能になります。空き状況を確認するために移動する必要もなくなるため、利便性が大幅に向上します。
学籍番号で予約が可能
予約システムのログインには、学籍番号の利用が可能です。学籍番号を使うことで、大学側はパソコン室の利用履歴や予約情報を一元的に管理でき、次回の利用スケジュールの確認もかんたんに行えます。学生側も、手軽にログインして予約できるため、パソコン室利用の手続きが効率的になります。
キャンセル機能やリマインドメール機能で運営効率化
予約システムのキャンセル機能を活用することで、学生はいつでもどこでもオンライン上で予約のキャンセルが可能となります。さらに、予約リマインドメール機能を利用することで、予約者に確認メールを送付することができ、予約忘れを防止できます。これらの機能により、無断キャンセルを防ぎ、キャンセルによって空いた枠を有効活用できるため、運営効率の向上が可能です。
大学のパソコン室予約方法の実例
東京家政大学
東京家政大学では、パソコン室入室時、入口に掲示しているQRコードより入室申請フォームに登録する方法を採用しています。利用申請は当日分のみ可能で、自習室が授業で利用される場合もあるため、その際は掲示板を確認する必要があります。
参考サイト：東京家政大学「コンピュータ室の利用について」
同志社女子大学
同志社女子大学では、パソコン室の空き状況についてのお知らせを、各キャンパスにそれぞれ一か所あるデジタルサイネージ、または、大学の施設予約システムで確認し、利用することが可能です。
参考サイト：同志社女子大学「PC貸出・PC教室の利用について」
大学パソコン室の予約を効率化するならRESERVA
大学のパソコン室向けの予約システムとしておすすめなのが、業界トップシェアを誇る予約管理システム「RESERVA」です。35万社以上が利用するRESERVAは、350以上の業種に対応しており、国公立大学、私立大学など多くの現場で導入されています。無料のフリープランから始めることができ、わかりやすくシンプルな操作性で、はじめて予約システムを導入する大学でもかんたんに利用できます。
RESERVAは、サービス提供（スタッフあり・なし）、施設、宿泊施設、スクール・アクティビティ、イベント・セミナーの6つの予約タイプに対応しており、大学のあらゆる場面で利用できるため、パソコン室の予約管理に最適な予約サイトの提供が可能です。また、RESERVAでは予約リマインドメール、予約キャンセル、さらには残席数表示といった便利な機能を数多く備えており、パソコン室の運営を効率化できます。
予約システムの導入におすすめのRESERVAの詳細はこちらをご覧ください。
RESERVAおすすめ機能
予約キャンセル
オンラインでキャンセルが行えることで、学生側の利便性が格段に向上します。運営側も、キャンセル管理に手間がかからなくなり、運営効率にも寄与します。
詳しくはこちら：予約DX研究所「キャンセル機能の活用方法を解説【RESERVA機能紹介】」
最低・最大利用時間設定
最大利用時間を設定することで、一人の学生による長時間利用を制限することが可能です。混雑する時間帯や期間にこの機能を活用することで、パソコン室の公平な利用を促進します。
詳しくはこちら：RESERVA「最低・最大利用時間」
予約不可登録
この機能では、授業などでパソコン室が利用される時間帯を予約不可登録することができます。それにより、掲示板などに利用不可時間を知らせる張り紙をする必要がなくなり、学生側への周知漏れも防ぐことが可能です。
詳しくはこちら：予約DX研究所「『予約不可登録機能』で急なお休みや不定休を設定！ 【RESERVA機能紹介】」
まとめ
本記事では、大学のパソコン室運営における課題や予約システムを導入するメリット、実際のパソコン室予約方法の実例などについて解説しました。パソコン室は、パソコン利用のみならず、自習室としても活用されており、学生の学習を広く支援するものです。しかし、せっかくの良質な学習空間を利用したくても、予約方法がわかりにくい場合や予約を申し込める時間が限られていると、利用率が低下します。
予約システムを導入することで、そうした悩みを解決でき、学生の利便性と大学の運営効率のどちらも向上できます。パソコン室運営を効率化させたいと考えている大学関係者の方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
