大学生協は、学生の生活をサポートするための多岐にわたるサービスを提供しています。しかし、現代の変化が著しい社会において、そのサービスの提供方法も変革の必要があります。特に、生協のサービスが混雑する時期や時間帯、限定的なイベントやワークショップでは、学生の利便性や体験の質を向上させるための新しいアプローチが必要です。この背景から、大学生協においてデジタル化の推進が注目されています。 この記事では、 そのような大学生協をデジタル化するメリット、そしてデジタル化のなかでも業務効率化をより可能にする予約システムの重要性について詳しくご紹介します。
大学生協のデジタル化
近年、多くの産業がデジタル変革の波に乗り、効率的な業務遂行やサービス向上を目指しています。その中で、大学生協もデジタル化の流れを取り入れることで、より多くの学生にスムーズで高品質なサービスを提供するための方向性を模索しています。
デジタル化のメリット
1.デジタル化がもたらす効率性
デジタル技術の導入は、情報の一元管理や自動化によって、生協の業務を効率的に進行させる手助けをします。特に、在庫管理や会計、さらには学生とのコミュニケーション手段など、多岐にわたる部門での効率化が期待されることで、サービスの質の向上だけでなく、コストの削減にも繋がります。
2.生協オペレーションの改善
デジタル技術の導入は、生協のオペレーションの透明性を高め、ミスの削減や迅速な対応が可能となります。また、データ解析によるニーズの把握や、効果的なマーケティング戦略の策定も可能となることで、学生のニーズに即したサービス展開が実現します。
デジタル化の具体例
1.ICTを活用した情報共有
ICTの活用により、生協内の情報共有が格段にスムーズになります。例えば、クラウドベースのシステムを用いることで、各部署間の情報のアクセスや更新がリアルタイムで可能となり、迅速な意思決定や連携が可能となります。
2.独自アプリの開発と利用事例
大学生協が独自のアプリを開発することで、学生との直接的なコミュニケーションが強化されます。例として、生協のイベント情報や新商品、キャンペーンの告知などが、アプリを通じて手軽に伝えられることで、学生の生協利用率や満足度が向上するケースが見受けられます。
3.予約システムの導入
予約システムの導入は、生協の商品やサービスの提供において、学生の利便性を大幅に向上させます。特に混雑が予想される時期やイベント時において、待ち時間の短縮やスムーズな取引が可能となることで、学生の生協体験がよりポジティブなものとなります。
予約システムは現代のデジタルトランスフォーメーションの流れにおいて、大学生協が学生との関係性をさらに強化するための重要な手段となります。システム導入により、生協は学生に対してより柔軟なサービス展開が可能となります。生協のイベントやワークショップ、セミナーなど、限定的な席数やリソースがある場面でも、事前に予約を受け付けることで、参加者の確保や準備が円滑に進められます。さらに、キャンセル待ちの学生がいる場合、キャンセルが発生した際の迅速な対応も可能となります。このように、予約システムによって生協のサービス全般が向上するため、現代の生協の運営に予約システムの導入は不可欠だと言えます。
予約システム導入のメリット
そのような予約システムの導入により得られるメリットは多岐に渡りますが、そのなかで主要なものを以下で紹介します。
混雑緩和
予約システムの導入は、ピークタイムの顧客の流れを分散させる効果があります。学生が前もって希望の時間に予約を行うことで、一度に多くの学生が来店することがなくなり、スムーズなサービス提供が可能となります。特に、昼食時や学期初めの教科書購入時など、生協内が特に混雑する時間帯を緩和することができるのは大きなメリットでしょう。
在庫管理の効率化
予約システムを活用することで、どの商品がどれくらいの需要があるのか、リアルタイムでのデータ収集が可能になります。この情報をもとに、生協は適切な在庫量の確保や、必要に応じた発注を効率的に行うことができるようになります。過剰な在庫を抱えるリスクや、逆に品切れになるリスクを減少させることができるため、経済的な損失を防ぐだけでなく、学生の満足度も向上します。
学生の利便性向上
予約システムの導入は、学生の日常のスケジューリングに大きな利便性をもたらします。学生は、自分の都合の良い時間に商品やサービスの受取ができるようになり、無駄な待ち時間や再訪を避けることが可能となります。また、確実に希望の商品を手に入れることができるため、計画的な購入や利用が実現します。これにより、学生はより快適で効率的な生協利用ができるようになります。
実際の大学生協における予約システム導入事例
松山大学生協 学びサポート店
参考：松山大学生協ホームページ「学びサポート店」
手続き予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/matsumanabi
松山大学生協が運営する学びサポート店は、学生たちの学びを支援することを方針として運営されている店舗です。具体的には、資格取得や就職活動の準備に関する学内講座の運営を行っています。
さらにこの店舗の予約サイトを利用すれば、ITパスポートの受験料支払いや、公務員講座、学内講座のテキスト受取、申込・受講料の支払いなど、様々な手続きを事前に予約することができます。また、学内講座に関する質問・相談も事前予約できるので、学生たちはスムーズに学習のサポートを受けることが可能です。
静岡文化芸術大学（SUAC）生協
参考：SUAC生協 販売･展示スペース ホームページ
予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/suaccoopfreespace
静岡文化芸術大学（SUAC）生協は、フリースペースを運営しています。この空間は、組合員が購買内で独自の商品や作品を販売・展示するための場所として提供されており、学生はもちろん、教職員も利用可能です。
個人や団体が、それぞれの特色を活かし、オリジナル商品の販売や、課外活動、サークルの作品展示、イベントのチケット販売、手作りアクセサリーなどの展示を行えます。
岐阜大学生協
参考：岐阜大学消費生活協同組合ホームページ
参考：2023年度前期 岐阜大学生協 教科書購入案内
教科書予約に使われていた便利な予約ページ：https://reserva.be/gucoop
岐阜大学生協は2023年前期、学生たちの教科書購入をサポートするため特設販売会場を設けました。しかし、ただの販売会場とは一味違い、岐阜大学生協独自の教科書サイトと密接に連携した新しい購入方法を提供しました。
具体的な手順は以下のとおりです。まず、学生は岐大生協教科書サイトにおいて、必要な教科書を選択して教科書購入申込書を作成します。その後、この申込書を元に、来場予約システム「RESERVA」を通じて特設教科書販売会場の来場日時を事前に予約します。そして、予約した日時に特設会場を訪れて、教科書の受取を行います。
この新しい教科書販売の方法は、学生たちの教科書購入を効率的かつスムーズに行えるようデザインされています。そのため、他の大学にとってもモデルケースになることが期待されます。
大学生協の運営にはRESERVA
多数の予約システムのなかで、大学生協に最適な予約システムとしてRESERVAが注目を集めています。RESERVAはその名の通り予約を核として、決済から顧客管理、さらには集客までを自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要。これにより、大学の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、利用者にとっても一元的で使いやすい環境が提供されます。
さらに、RESERVAは6つの異なる予約タイプから、予約システムに使いたい業務内容に最適なフォーマットを選択できる点も大きな特長となっています。これにより最適な予約サイトの提供が可能となり、利用者の満足度を高めることに繋がります。また、RESERVAの強みとして、データ分析機能があります。これにより、利用者のニーズを正確に捉え、次なる計画や改善策を立案する材料として活用することができます。
結論として、オンラインの予約システムのメリットを最大限を獲得し、利用者のニーズを汲み取る体制を構築するためには、RESERVAを導入することが最善だと言えます。
まとめ
全国の大学において、生協の運営を行うにあたって予約システムの利用が注目されています。 今回は、予約システムを利用することのメリットや、実際に導入している事例を紹介しました。今後も大学における業務効率の向上のために、予約システムの利用数は増えることが予想されます。 RESERVA.acでは、今後も大学のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。