近年、日本に滞在する外国人留学生の数は上昇を続けています。文部科学省の外国人留学生在籍状況調査によると、2022（令和4）年時点でその総数は231,146人に達しました。なかでも、日本の大学に在学中の外国人留学生は72,047人ともっとも多くなっています。日本独自の文化と積極的にかかわり、大学生活を楽しんでいる外国人留学生がいる一方で、島国ならではの独自性を持った日本での生活になかなか適応できずにいる留学生も少なくありません。
国内のほとんどの大学には、そのような留学生の相談を受け、支援するための機関が設置されています。留学生の日常生活や言語習得、就職活動など多岐にわたる悩みと向き合い、解決していく留学生支援機関は外国人留学生にとって拠り所であり、大きな需要があります。
効率的かつ献身的な留学生支援を行うために注目されているのが、DX（デジタルトランスフォーメーション）の活用です。本記事では、留学生支援をDX化することによってどんな効果がもたらされるのか、実際にDX化に取り組んでいる大学を例に挙げながら紹介していきます。
留学生支援におけるDX化のメリット
外国人留学生の増加に伴い、大学の留学生支援機関は飽和状態になっています。そんな中DX化を推進することには多くのメリットがあります。
まず、デジタルシステムの導入で多くの業務が効率的に行えるようになります。相談の受付やデータの管理、ビザなどの手続きのマニュアル化などが自動化することで、スタッフの負担が大幅に軽減します。
また、オンラインサービスを取り入れることで問題を抱えた外国人留学生への迅速な対応が可能になります。留学生は時間や場所の制約なく、必要な情報やサービスにアクセスできます。運営側も事前に利用される日時がわかっているため、支援機関の混雑も避けられます。
さらに、留学生の抱えていた問題とその対応をデータ化しておくことで、同様の問題への対処がしやすくなります。国籍や年齢など、それぞれの留学生の特徴と近い過去の事例を参照すると、1人ひとりの立場に寄り添った支援が可能です。
そのほかにも、実施している支援内容をデジタル化し積極的に発信することで、留学を検討している外国人が安心して大学を留学先に選択することができます。
留学生支援に役立つデジタルシステム
混雑しやすい留学生支援機関では、限られた時間の中で留学生の抱える不安や問題を効率的に解決していくために、デジタルシステムの導入が欠かせません。
予約システム
多くの留学生を受け入れている大学では、留学生が学生生活の合間に相談に訪れても、混雑していて対応できないことがあります。しかし予約システムを導入すれば、学生はいつでもどこからでも相談の予約ができるうえ、無駄足になることもありません。また、予約する際に大まかな相談内容を入力しておくことで、その分野の対応に慣れたスタッフが相談に乗ることもできます。さらに、予約システムを通すことでダブルブッキングなどの人為的ミスも避けられ、留学生は予約日時をサイトからかんたんに確認できるため、非常に効率的です。
AIチャットシステム
留学生が抱えている問題は多岐にわたりますが、中にはかんたんな対応で解決するものもあります。そういった相談というよりも質問に近い内容は、AIチャットシステムで迅速な対応が可能です。AIチャットシステムは24時間いつでも多言語で質問を受け付けているため、留学生は時間を気にせず気軽に質問することができます。支援機関への相談とあわせて用途別に使い分けながら利用すると、より手厚いサポートが実現します。
ビデオチャットシステム
新型コロナウイルスの蔓延によって一気に浸透したビデオチャットシステムは、留学生支援にも役立てることができます。さまざまな理由で大学に来るのが難しくなってしまった留学生はもちろん、日本にまだ渡航していなかったり母国に帰省したりしている学生の相談にも、ビデオチャットを通すことで対応が可能です。また、ビデオチャット上では画面や資料をリアルタイムで共有することもかんたんなため、相談が円滑に進みます。
留学生支援への予約システム導入例
今回紹介したデジタルシステムの中から、実際に留学生支援に予約システムを導入している大学の事例を紹介します。
一橋大学
一橋大学の留学生・海外留学相談室では、一橋大学に在学中の外国人留学生と、海外留学を検討している日本人学生のサポートを行っています。また、留学生の論文やレポートなどの日本語を大学院生のチューターがオンラインで添削するサービスも行っています。留学生のオンライン相談と、日本語添削はどちらも予約サイトから日時を指定して申し込むことができます。
使われている便利な予約サイト：https://reserva.be/cgee
東洋大学
東洋大学グローバルサービス株式会社が業務委託を受けて運営している、在留資格サポートオフィスでは、東洋大学に在籍する外国籍学生の在留資格の更新・変更手続きのサポートを行っています。在留資格更新書類の受け取りや在留カードの発行など、目的別に予約が可能です。
使われている便利な予約サイト：https://reserva.be/toyopugs
佐賀大学
佐賀大学の国際交流支援センターでは、日本で働くことを考えている外国人留学生に対して、月2回個別のカウンセリングを行っています。就職活動の始め方や面接練習、履歴書の添削など、就職に関するサポートをしています。また、オンラインでの相談にも対応しているため、カウンセリングの日程が登校日ではなくても、遠方から相談することが可能です。
使われている便利な予約サイト：https://reserva.be/cbsaga
静岡大学
静岡大学の国際連携推進機構でも、各キャンパスごとに留学生相談室が設けられています。精神的な悩みだけでなく、子細な日常生活の問題にも寄り添い対応することで外国人留学生にとって過ごしやすい大学運営を実現しています。静岡キャンパスは対面のみ、浜松キャンパスでは対面とオンラインでそれぞれ相談予約を受け付けています。
留学生支援に最適な予約システムRESERVA
多くの大学がDX化を積極的に進めていく中で、留学生支援へのデジタルシステムの活用は必要不可欠です。予約システムの導入は、その第一歩として非常に適しています。
なかでも留学生支援への導入におすすめなのが、予約システムRESERVAです。RESERVAは、シンプルでわかりやすい操作性で、世代を問わずかんたんに利用できます。また、100を超える便利な機能が搭載されているため、さまざまな用途での活用が可能です。さらに、充実したマニュアルや、メールや電話でのサポート体制も整っているため、安心して利用できます。
留学生支援に最適な予約システムRESERVAの詳細はこちらをご確認ください。
まとめ
今回は、留学生支援に活用できるデジタルシステムと、実際の大学への導入事例を紹介しました。
新型コロナウイルス感染症拡大も落ち着き、留学先に日本を選択する外国人留学生の数は今後さらに増加すると予測されます。すべての留学生が日本で安心して大学生活を送れるようにサポートしていくことは、将来的な日本経済の発展に貢献します。持続可能な社会の実現のために、デジタルシステムを積極的に活用し、より快適な留学生支援制度を整えていく必要があります。