スムーズでミスがなく、もっと学生を集められるようなオープンキャンパス運営を行いたいと思いませんか？
本記事では、オープンキャンパスの運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。予約受付や情報管理の大きな負担、予約システムの導入に不安を抱えるケース、効率よく集客する方法など、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
オープンキャンパス業務を効率化させたい運営者のためのQ＆A
Q1．申し込みをメールや電話、ホームページで受け付けていますが、対応が大変です。
Answer：予約システムを使うことで、予約対応は全て自動化されます！
予約対応を電話やメールなどで毎回行うのは手間がかかり、大変ですよね。ですが、予約システムを導入することでそのような悩みを解決できます。
予約システムは24時間365日、自動で予約を受け付けるため、職員の対応の手間がなくなります。また、キャンセル対応なども自動で行います。これにより、企画や集客などより重要な業務に専念することが可能です。
・オープンキャンパスにおすすめの予約システムはこちら
Q2．予約者の情報管理の手間を減らしたいです。
Answer：予約システムがあれば、かんたんに予約者の情報を管理することが可能です。
高校生や保護者、場合によっては中学生や社会人などさまざまな人が訪れるオープンキャンパスにおいて、特に人気の大学では来場者の数も多く、予約者の情報管理業務は運営者にとって負担がかかるものです。しかし予約システムを導入することで、予約者の情報管理がかんたんに行えるようになります。例えば、予約者の情報を一括で登録できたり、予約受付情報をカレンダー形式により一目でわかるように表示したりすることが可能です。その結果、予約者の情報管理を効率よく行うことができるようになります。
・予約システムの顧客情報一括登録機能はこちら：顧客情報一括登録機能で顧客管理を効率化！【RESERVA機能紹介】
・予約システムの管理やカレンダー機能の特徴はこちら：RESERVA機能 予約管理・台帳・予約カレンダー
Q3．たくさんのメニューを用意しているため管理が難しく、ダブルブッキングを起こさないか不安です。
Answer：予約システムを導入することで、ダブルブッキングを防ぐことが可能です。
電話や紙媒体、メールなど複数の経路から予約を受け付け、手動で管理する場合、情報を一元化する際などにミスが起きたり、予約情報の更新が行われておらず、結果的にダブルブッキングを起こしてしまったりする恐れがあります。しかし、予約システムを導入することでこのようなミスを防ぐことが可能です。例えば、予約システムRESERVAであれば、全ての予約情報を一元化して管理できます。また、リソース登録機能を使うことで担当者や部屋などをリソースとして設定でき、予約枠だけでなくリソースの空き状況を考慮して予約を受け付けることが可能になります。
・ダブルブッキングを防ぐ方法はこちら：ダブルブッキングの原因と解決策を解説｜おすすめの予約システム「RESERVA」の活用法も
予約システムの導入に不安を抱えるオープンキャンパス運営者のためのQ＆A
Q4．なるべく費用をかけたくないのですが、料金はいくらくらいでしょうか？
Answer：RESERVA予約システムの料金プランはいくつかありますが、全プランとも初期費用は無料です。なお、フリープランは永久無料で使い続けることができます。
無料プランは機能の多くが制限されがちですが、RESERVAは無料のフリープランであっても、全機能のうち半分近くを使うことができます。そのため、まずは使用感を確かめてみてから有料プランを検討することが十分に可能です。また、料金プランは大きく6つに分かれており、無料のフリープランよりはもっと機能を使いたいが、料金は極力抑えたい、という細やかな要望にも対応しています。
・RESERVAの料金プランはこちら
Q5．時間をかけずに早く導入したいのですが、導入までの期間はどれくらいでしょうか？
Answer：予約システムRESERVAであれば、最短3分で導入可能です！
予約システムを導入する際は、面倒な設定を行わずできるだけ時間をかけずにサイト作成を終わらせたいですよね。RESERVA予約システムは、最短3分でアカウント登録からサイト作成完了まで行うことができ、導入が非常に楽なことが強みです。また、予約サイト作成の中で疑問点が出てきた場合は、無料のフリープランから問い合わせのサポートを受けられるため、スムーズに進めることが可能です。
・予約サイトの開設方法はこちら：イベント・セミナータイプの予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
Q6．外国人の方にも申し込んでもらいたいのですが、日本語以外にも対応しているでしょうか？
Answer：RESERVAは多言語表示機能により、英語をはじめとする複数言語にも対応しています。
オープンキャンパスには、外国人の学生からの申し込みも多いため、英語や中国語などの外国語にも対応した予約システムであればスムーズな受付が可能です。RESERVAには多言語設定機能があり、予約サイト上の「営業時間」といったRESERVA共通の文言や「予約する」のようなボタンの日本語を、外国語表示に変更できます。RESERVAにもともと埋め込まれている文言が自動的に翻訳され、メニュー名や所在地などは手動により変更可能です。この機能により、外国人向けにわざわざ別で予約サイトを作成する必要がなくなり業務の手間を省けます。
・多言語に対応するための機能はこちら：多言語設定で海外客の予約受付に対応！【RESERVA機能紹介】
予約システムの効果的な使い方を知りたいオープンキャンパス運営者のためのQ＆A
Q7．オンラインでのオープンキャンパスも予定しているのですが、予約システムと連携させて実施できますか？
Answer：RESERVAのZoom連携機能により、予約者にオープンキャンパスのURLを自動配信し、そこから参加してもらうことが可能です。
近年では、オンライン上でオープンキャンパスを実施する大学が増加しています。参加者にとっては場所にとらわれず説明を受けられ、時間や交通費を節約できるため、メリットが多い取り組みと言えます。
RESERVAにはZoomとの連携機能が備わっており、オンラインメニューや予約リンクを作成できます。予約が完了した時点で、オンラインミーティングが自動で作成されます。オンラインミーティングに参加するためのURLやパスワードはRESERVAから予約者へメールで自動送信され、申し込み者はここからオンラインのオープンキャンパスに参加することが可能です。
・RESERVAのZoom連携機能についてはこちら：Zoom連携機能でオンラインメニューを作成！【RESERVA機能紹介】
Q8．希望者が多数の場合は抽選制にしたいのですが、そのようなことはできますか？
Answer：RESERVAであれば、抽選制予約機能を使用することで可能です。
人気の大学や学部のオープンキャンパスでは、予約枠がいっぱいになり、抽選制にせざるを得ない場合が出てくることもあります。RESERVAであれば、抽選制予約機能を使うことで、予約メニューを抽選制にすることが可能です。RESERVAの抽選制予約機能は、抽選申込から抽選処理、結果通知までをワンストップで行え、公平な予約受付を実現できます。
・予約システムにおける抽選機能はこちら：人気イベントやレッスンの申込に抽選機能を活用して、抽選申込から当選通知までワンストップで完結させよう！【RESERVA機能紹介】
オープンキャンパス運営によくあるお悩みQ&A
Q9．学生をもっと集めたいが、何から手をつけたらいいかわかりません。
Answer：RESERVAを活用し、集客施策を行っていきましょう！
大学や学部の数は増え続ける一方で、若者の人口は年々減少しており、多くの大学のオープンキャンパスでは学生集めに苦慮しています。そこで、RESERVAを活用することにより、効果的に集客を行うことが可能になります。
例えば、SEO対策機能を活用することにより、RESERVAを通じて検索エンジン最適化のためのタイトルやキーワード、説明文を設定することができます。魅力的なタイトルやキーワードにすることで、予約サイトの検索順位を上げることができ、サイトアクセスアップにつながります。
また、予約時アンケート機能を活用することにより、予約時にアンケートの回答をチェックボックスあるいは質問形式で入力してもらうことができます。アンケートを集計することにより、学部や学科などの人気度分析や入学希望者の傾向を知ることができるため、今後のオープンキャンパス運営に役立てることができます。
・RESERVAのSEO対策機能はこちら：SEO機能を使って自社を広めよう！【RESERVA機能紹介】
・予約時アンケート機能などRESERVAにおける集客に役立つ機能はこちら：予約×マーケティング｜予約システムRESERVAで高い集客効果を実現
Q10．当日の来場受付を楽にしたいです。
Answer：RESERVAの予約受付用QRコード発行機能を使うことで、来場処理を自動化できます。
オープンキャンパス当日に、多くの参加者の来場受付を一人ひとり対応していくのは非常に大変ですよね。しかし、RESERVAの予約受付用QRコード発行機能を活用することで、来場受付の手間を大幅に減らすことができます。
QRコード発行機能は、予約が確定した瞬間にQRコードを発行します。当日は予約者が提示したQRコードを読み取ることで、RESERVA管理画面が開き、クリックすることで来場登録が完了します。このように、非常にシンプルな対応で、混雑を回避したスムーズな入場が可能となります。
・RESERVAのQRコード発行機能はこちら：QRコード発行機能で来場入場処理を自動化！【RESERVA機能紹介】
Q11．オープンキャンパスの感想を集めたいです。
Answer：RESERVAのレビュー収集機能を活用しましょう！
運営者は、オープンキャンパス参加者の感想を集計することにより、満足度や要望、改善点などを知ることができ、これら集計結果は、今後の効果的な運営に大いに役立てられます。RESERVAのレビュー収集機能を活用することで、利用者アンケートを作成し収集できます。予約者には運営側が用意した質問に対し、0〜10 点の11段階で評価をしてもらい、任意で記述のアンケートにも答えてもらえます。これにより顧客満足度を数値で可視化することが可能です。
・RESERVAのレビュー収集機能についてはこちら：レビュー収集機能でクチコミ・評価を表示！【RESERVA機能紹介】
オープンキャンパス運営の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといったオープンキャンパス運営の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、オープンキャンパス運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、参加希望者は24時間いつでも申し込みでき、運営者は営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、「予約受付の手間を減らしたい」、「効果的な予約システムの活用法」など、オープンキャンパスの運営者が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、予約時アンケート機能や予約受付用QRコード発行機能、Zoom連携機能など、RESERVAにはオープンキャンパスの運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、予算に不安がある、システムに精通したメンバーが少ないという大学にもおすすめです。
オープンキャンパスの運営に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
