大学のプリンタ運用を最適化！予約管理システム導入のメリットとは

大学で研究を行う教職員や授業を受ける学生は、論文の作成や授業の課題提出などでプリンタを利用することが欠かせません。しかし、利用者の集中による混雑や不具合によるトラブルなど、利用にあたっては多くの課題が存在します。特に、大量の資料印刷が必要となる時期には、順番待ちの時間が長くなり、スムーズな利用が難しくなる傾向にあります。

こうした状況を改善するために、多くの大学ではプリンタの予約管理にオンライン予約システムを導入しています。これにより、利用者は事前に空き状況を確認した上で予約できるため、混雑が緩和されます。また、大学関係者のみ利用できるようアクセス制限することで、学外者の無断利用を防げます。

本記事では、大学におけるプリンタの運用に関する課題を明らかにするとともに、それらを解決する手段として予約システムの活用について詳しく解説します。

プリンタの予約管理における課題

大学におけるプリンタの予約管理には、さまざまな課題が発生します。

利用者の集中による混雑

大学に所属する人々は、レポートや論文資料、学会用のポスターなどを印刷する機会が多くあります。そのため、学会前や試験前など利用が集中する時期はプリンタの順番待ちが長くなり、利用できないケースが発生します。

また、利用が一斉に重なると、印刷物の取り違えや印刷ジョブのキャンセル忘れなどのトラブルも起こりやすくなります。

不具合やトラブル対応に時間を取られる

プリンタは一年中利用されているため、本体のエラーや紙詰まりといったトラブルが高頻度で起きます。その際、利用者は印刷が進まずに時間をロスすることに加え、学内のサポート窓口に問い合わせる負担も増加します。大学側も、混雑時にトラブルが発生すると迅速な対応が難しく、業務が立て込む一因となります。

学外の人々がかんたんに利用できる

大学のプリンタは本来学生や教職員のための設備ですが、誰でも利用できる場所に設置されていると、不適切な使用や混雑の原因となります。特に、地域住民の出入りが多い大学では、学外者が意図せずにプリンタを長時間使用し、大学関係者の利用が後回しになることがあります。

プリンタの予約管理に、予約システムを導入するメリット

こうした課題を解決するためには、予約システムの導入が有効な手段となります。

印刷時間の最適化

予約システムを導入することで、利用者は事前に印刷時間を確保できます。たとえば、大型ポスター印刷など時間がかかるジョブをあらかじめ予約しておけば、利用時間帯の重複を避けることができます。

ユーザビリティの向上

予約システムにより、利用者はパソコンやスマートフォンから空き状況を確認し、希望する時間帯を押さえられます。これにより、どのプリンタが空いているかを探し回る必要がなくなります。また、予約サイト上で予約の変更やキャンセルをかんたんに行えるため、急なスケジュール変更があった際にも問題なくプリンタを利用できます。

学内環境の安全性と効率性の両立

大学は、ユーザーの個人情報や利用履歴を予約システム上で管理できるため、学外者の利用を防ぎやすくなります。たとえば、学生や教職員ごとにアクセス権限を設定することで、使用できるプリンタの種類を制限し、セキュリティを確保しながら効率的に運用できます。

RESERVAで、プリンタの予約管理がスムーズに

プリンタの予約管理を行うにあたって、おすすめなのがRESERVA（レゼルバ）予約システムの導入です。RESERVAは、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約サイトの作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。

RESERVAおすすめ機能

RESERVAには、プリンタの予約管理に役立つ機能が豊富に揃っています。本章では、その中でも特に有用な機能を紹介します。

空き状況一覧機能

空き状況一覧機能は、予約サイトのトップ画面から、全メニューの空き状況を確認できる機能です。利用者は、複数のプリンタの空き状況を一目で確認でき、最適な時間帯を選択して予約可能です。これにより、混雑の緩和や待ち時間の削減が実現し、大学側はプリンタの予約管理が容易になります。

セルフチェックイン機能

セルフチェックイン機能は、通常、予約日当日に管理者が行う来店・来場処理を、利用者自身で行う機能です。利用者は、QRコードをスキャンするだけで印刷室にチェックインできるため、対面での受付手続きが不要になります。この機能によって、学生や教職員が快適に設備を利用できるだけでなく、大学側も学外者の不正利用を防ぎ、学内のリソースを適切に管理することが可能です。

独自会員機能

独自会員機能は、大学関係者のみ利用できる予約メニューを作成する機能です。利用者は、事前に会員登録を行うことで、専用の予約ページにアクセス可能となり、一般の利用者とは異なる限定メニューを予約することができます。

この機能を活用することで、大学関係者が優先的にプリンタを利用できる環境を確保できます。また、会員情報は管理画面でかんたんに閲覧・編集ができるため、管理者にとって運用しやすいシステムになっています。

堅固なセキュリティ機能

RESERVAは堅固なセキュリティ機能を搭載しているため、大学関係者のデータベースを安全に守ることができます。

特に注目すべきなのは、不正ログインロック機能です。この機能により、パスワードを連続して間違えるとアカウントが自動的にロックされます。不正アクセスのリスクが大幅に減少するため、利用者のデータが守られます。

二要素認証も重要な機能として挙げられます。これは、IDとパスワードだけでなく、一度限りのパスコードも使用して管理画面にログインする認証方法です。二重の保護によりセキュリティが一層強化されるため、特にセキュリティを重視する大学関係者の信頼を獲得できます。

さらにRESERVAは、ISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しており、不正アクセス対策やデータの保護・暗号化の実施もされているため、安全にデータを管理することができます。

まとめ

本記事では、大学におけるプリンタの予約管理の課題と、その解決策となる予約システム導入のメリットについて詳しく解説しました。数多くある予約システムの中でも、RESERVAは、空き状況一覧機能やセルフチェックイン機能、独自会員機能、堅固なセキュリティ機能など、大学のプリンタ管理を効率化する多彩な機能を備えています。

プリンタの予約管理に課題を感じている大学関係者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

RESERVA acでは、大学のDX化に関する事例をこれからも取り上げていきます。